La date de votre audit Qualiopi approche. Le système qualité de votre organisme de formation a été testé et mis en œuvre. Vous êtes prêt à être audité. Nous allons répertorier ici 3 conseils utiles pour passer au mieux votre audit et optimiser vos chances d’obtenir la certification Qualiopi.
Détendez-vous !
L’audit Qualiopi peut faire peur puisqu’un auditeur vient auditer la démarche qualité de votre organisme de formation et qu’en cas de non-obtention de la certification Qualiopi, les conséquences pourraient être dramatiques pour la santé financière de votre organisme de formation.
Rassurez-vous, si vous êtes bien préparé (et c’est le cas si vous avez acheté le kit QualioPack J), cela va bien se passer pour vous et vous allez obtenir votre certification Qualiopi. Gardez à l’esprit que l’auditeur réalise son travail par rapport à des attentes préalablement identifiées et notifiées (voir le Guide Référentiel National Qualité : https://travail-emploi.gouv.fr/IMG/pdf/guide-lecture-referentiel-qualite.pdf). L’auditeur n’est pas là pour vous sanctionner ou vous empêcher de travailler. Vous avez simplement fait appel à son entreprise pour réaliser une mission.
Montrez que vous maitrisez vos outils et vos process
Que vous préparez votre démarche qualité depuis un an ou que vous ayez acheté un kit de documents comme le QualioPack, vous devez maitriser tous vos outils et vos process. Vous pouvez en amont rédiger des documents « formalisation » d’une 20aine de lignes qui reprennent toutes vos pratiques. Cela est un bon entrainement pour vous et cela montrera à l’auditeur que vous préparation a été sérieuse et appliquée.
Si vous apportez des réponses approximatives lors de votre audit, l’auditeur comprendra très rapidement que vous ne maitrisez pas vos pratiques et vos outils. Cela lui offrira l’occasion de rebondir et de vous poser des questions plus précises, qui peuvent vous mettre dans l’embarras : « Pourtant, à l’indicateur 3, vous avez affirmé que… ».
Demandez à reformuler les questions si besoin
Certains auditeurs font parfois des audits depuis plus de 40 ans. Ils ont acquis des façons de faire et ont construit un vocabulaire qui est peut-être différent du vôtre. Et il n’y a aucun mal à cela. Lors de l’audit, si vous ne comprenez pas une question de la part de l’auditeur, n’hésitez-pas à lui demander de reformuler sa question. Vous devez comprendre quelles sont ses attentes, afin de pouvoir lui répondre de manière satisfaisante.
Il arrive parfois que des audités ne valident pas certains indicateurs et se retrouvent avec des non-conformités parce qu’ils n’ont pas compris la question qui leur était posée. Et cela malgré le fait qu’ils répondaient aux attentes de la certification. Assurez-vous donc de bien comprendre ce qui vous ai demandé, cela pourrait vous éviter une ou deux non-conformités.
