La certification Qualiopi est une certification mise en œuvre par le gouvernement Français pour répondre aux enjeux de qualité dans la formation professionnelle. Elle fait suite à la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel. C’est une certification obligatoire pour tous les organismes réalisant des actions concourant au développement des compétences et qui souhaitent rendre éligibles leurs formations aux financements publics et mutualisés (type OPCO ou CPF).
Cette formation s’obtient après le passage d’un audit initial Qualiopi, où l’organisme doit démontrer la mise en conformité d’un processus qualité par rapport aux attentes de 32 indicateurs différents.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi répond à deux objectifs principaux :
- Attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences ;
- Permettre une plus grande lisibilité de l’offre de formation auprès des autres entreprises et usagers.
Depuis le 1er janvier 2022, tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent accéder aux fonds publics et mutualisés (type OPCO ou CPF) sont concernés par cette certification Qualiopi. Cela concerne donc tous les organismes dispensant des actions :
- De formation ;
- De bilans de compétences ;
- Permettant de faire valider les acquis de l’expérience ;
- De formation par apprentissage.
La certification Qualiopi est délivrée par des organismes de certificateurs accrédités ou autorisés par le COFRAC. Au mois d’octobre 2023, 37 organismes certificateurs pouvaient délivrer la certification Qualiopi. La liste actualisée est disponible ici (https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/acteurs-cadre-et-qualite-de-la-formation-professionnelle/liste-organismes-certificateurs).
Qu’est-ce qu’un audit Qualiopi ?
Un audit Qualiopi est une analyse menée par un auditeur missionné par un organisme certificateur accrédité ou autorisé par le COFRAC.
L’auditeur Qualiopi est un professionnel formé à l’examen des données fournies par les organismes de formation. Il va évaluer, investiguer et vérifier que le prestataire audité répond bien aux attentes des 7 critères et 32 indicateurs du Référentiel National Qualité.
Pour cela, il va s’appuyer sur les éléments, les faits et les preuves présentés par l’organisme audité. L’auditeur ne peut se baser uniquement sur les documents présentés et les observations le jour de l’audit. Il va demander à auditer des cas concrets par échantillonnage.
Les 7 critères de la certification Qualiopi sont les suivants :
Critère 1 – Information des publics
Ce premier critère demande de présenter les conditions d’information au public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
Critère 2 – Identification des objectifs et adaptation aux apprenants
Ce critère insiste sur l’identification précise des objectifs des prestations, et l’adaptation des formations aux publics lors de la conception de la formation.
Critère 3 – Adaptation des moyens pédagogiques et des modalités
Le critère 3 traite de l’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et l’évaluation mise en œuvre.
Critère 4 – Adaptation d’un éco-système favorable aux bénéficiaires
Il concerne l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
Critère 5 – Mise à disposition d’un personnel qualifié et compétent
Le critère 5 se concentre sur la qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
Critère 6 – Inscription du prestataire dans un environnement socio- économique
L’avant dernier critère traite de l’inscription et de l’investissement dans l’environnement professionnel de l’organisme de formation.
Critère 7 – Traitement des appréciations et application d’une démarche d’amélioration continue
Enfin, le critère 7 concerne le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
Pour passer l’audit Qualiopi, le prestataire doit remplir deux conditions :
- Être une personne physique ou morale avec une raison sociale et un numéro SIRET ;
- Posséder un numéro d’activité (NDA) valide.
L’audit initial Qualiopi
L’audit initial Qualiopi est un audit qui, depuis le 1er juillet 2022, doit obligatoirement se faire en présentiel. Libre à l’organisme audité de déterminer le lieu : dans ses locaux, dans un lieu neutre (espace de coworking par exemple) ou même au domicile du dirigeant.
Lors de cette journée d’audit, un représentant de l’organisme audité doit obligatoirement être présent. Cela peut être soit le gérant de la structure ou bien la ou les personnes en charge de la qualité ou des indicateurs concernés. Il est important de mentionner qu’un prestataire extérieur ne peut pas réaliser l’audit Qualiopi à la place de l’organisme audité. Il peut en revanche être présent.
La durée de l’audit initial Qualiopi dépend de plusieurs facteurs :
- Le chiffre d’affaires de l’organisme de formation ;
- Le nombre de sites à auditer ;
- Les catégories d’action pour laquelle l’organisme de formation souhaite être certifié.
Pour la très grande majorité des organismes de formation, l’audit initial va durer une journée (soit 7 heures).
L’audit Qualiopi est divisé en trois parties distinctes : la réunion d’ouverture, l’évaluation des indicateurs et la réunion de clôture.
- La réunion d’ouverture
La première phase, appelée réunion d’ouverture, permet à l’auditeur et à l’équipe auditée de se présenter mutuellement.
L’auditeur fixe ensuite le cadre de la journée d’audit : les modalités et le déroulement de l’audit, les méthodes utilisées pour la vérification des preuves et l’éthique à respecter. Si l’organisme audité n’a pas de question, alors l’audit peut commencer.
Cette première phase dure une 20aine de minutes.
- L’évaluation des indicateurs
Lors de cette phase, l’auditeur analyse les activités du prestataire concourant au développement des compétences. Il s’appuie pour cela sur le Référentiel National Qualité (RNQ), notamment les attendus des 7 critères et des 32 indicateurs.
Même si le cadre est commun à tous les organismes audités, les auditeurs sont conscients de la spécificité de chacun d’entre eux et en tiennent compte dans leurs analyses.
L’auditeur sélectionne un échantillon représentatif des prestations délivrées par l’organisme audité. Lors de cette phase, l’auditeur vous pose des questions généralistes qui lui permette d’évaluer votre réponse.
Par exemple, pour l’indicateur 30 concernant les appréciations :
L’auditeur : « Vous devez démontrer la mise en place d’un système de collecte des appréciations de toutes les parties prenantes -c’est-à-dire les bénéficiaires, les financeurs, les équipes pédagogiques et les entreprises-, vous devez le faire à une fréquence pertinente, en incluant des dispositifs de relance et qui permettent une libre expression. Comment traitez-vous cette partie ? »
L’audité : « J’ai créé 5 questionnaires de satisfaction pour les 4 différentes parties prenantes. Pour les apprenants, j’ai souhaité créer un questionnaire à chaud et un autre à froid »
L’auditeur : « Puis-je voir les questionnaires ? Nous retrouvons bien une zone de libre expression sur chacun d’entre eux. À quel moment envoyez-vous ces questionnaires ? »
L’audité : « Concernant les bénéficiaires, j’envoie le questionnaire à chaud le dernier jour de la formation. Le questionnaire à froid est envoyé 3 mois après la fin de formation, et me permet de voir s’ils mettent bien en œuvre les compétences acquises pendant la formation. Les questionnaires pour les entreprises et les équipes pédagogiques sont également envoyés le dernier jour de la formation. Pour les financeurs en revanche, si ce sont les OPCO, j’envoie le questionnaire une fois par an puisque je sais qu’ils ne répondent jamais. Tous les questionnaires sont envoyés par mail »
L’auditeur : « Et que se passe-t-il si l’une des parties prenantes ne répond pas ? »
L’audité : « Je procède toujours à une relance 7 jours après l’envoi si je n’ai pas de réponse. Voici un exemple avec Maxime Denis qui n’a pas répondu à mon premier mail. Je lui ai envoyé un nouveau mail le 11 octobre et il m’a répondu le jour suivant »
L’auditeur : « Très bien, je constate donc que vous avez mis en place un système de collecte des appréciations pour toutes les parties prenantes, à une fréquence pertinente, incluant des dispositifs de relance et permettant une libre expression. Nous pouvons passer à l’indicateur suivant ».
- La réunion de clôture
Lors de la réunion de clôture, l’auditeur présente sa synthèse de l’audit. Il présente également les constatations et les conclusions : les indicateurs conformes et ceux qui sont éventuellement non-conformes. S’il y a des non-conformités, il les présente en détail et explique à l’audité la procédure à suivre et les délais pour les supprimer. Il envoie ensuite son rapport d’audit à l’organisme certificateur.
La réunion de clôture dure également une 20aine de minutes.
Le rapport d’audit initial Qualiopi
À la fin de l’audit Qualiopi, l’auditeur présente son rapport. Ce rapport détaille les indicateurs qui sont conformes et ceux qui ne le sont pas. L’audit initial Qualiopi se termine quand les non-conformités sont traitées par l’organisme audité et lorsque l’organisme certificateur a procédé à la vérification de tous les éléments de l’audit initial et du traitement des non-conformités.
Le rapport présente tous les éléments suivants :
- Le rappel de la mission : objectif, champ audité, indicateurs d’audit concernés, date et durée de l’audit ;
- L’identification de l’auditeur et des représentants de l’organisme ;
- Les constations présentées en réunion de clôture ainsi que les éventuelles non-conformités ;
- La date de finalisation du rapport ;
- L’avis de l’auditeur sur la délivrance de la certification ;
- L’avis de l’auditeur sur la réalisation de l’audit suivant à distance ;
- L’efficacité des outils si l’audit a eu lieu à distance ;
- L’échantillonnage réalisé.
Les non-conformités Qualiopi
Une non-conformité Qualiopi est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ). Ces non-conformités sont relevées par l’auditeur lors de la journée d’audit Qualiopi lorsqu’un organisme de formation n’est pas capable d’apporter la preuve qu’il respecte l’indicateur.
Il existe deux types de non-conformités : les non-conformités mineures et les non-conformités majeures.
Une non-conformité mineure est une non-conformité qui n’impacte pas la qualité de la formation. Lorsque le prestataire cumule 4 non-conformités mineures, la 5ème se transforme néanmoins en non-conformité majeure. Les non-conformités mineures ne remettent pas en cause l’obtention de la certification Qualiopi. Elles doivent néanmoins être levées par l’organisme de formation dans les 6 mois.
Contrairement aux non-conformités mineures, les non-conformités majeures remettent en cause la qualité d’une formation. Si un organisme de formation obtient une non-conformité majeure (ou 5 mineures), il ne peut pas obtenir la certification Qualiopi.
Les indicateurs concernés par les non-conformités majeures sont les suivants : les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31, 32.
Le traitement des non-conformités
Il est finalement assez facile de traiter les non-conformités. En effet, il n’y a pas besoin de tout recommencer à 0 ou de repasser un nouvel audit (à part si l’organisme audité a obtenu beaucoup de non-conformités).
Pour lever les non-conformités à la suite de votre audit Qualiopi, l’organisme audité doit transmettre à l’auditeur un plan d’actions. Ce document, rédigé par l’organisme de formation, précise les actions correctives, le délai de mise en œuvre de ces actions et les personnes concernées.
Par exemple, s’il y a eu une non-conformité à l’indicateur 2, l’organisme audité pourra écrire : « Je vais calculer 3 indicateurs de résultats pour ma formation XX : le nombre d’apprenants, le taux de satisfaction apprenants et le taux de recommandation entreprise. Ces chiffres concerneront l’année 2023. Je vais diffuser ces indicateurs sur la page de présentation de ma formation XX sur mon site internet. Cela sera fait dans un délai de 3 jours par Maxime Aurand et le webmaster de l’organisme de formation ».
Lors de cette étape, il peut y avoir de nombreux échanges entre l’organisme audité et l’auditeur Qualiopi. Ainsi, si l’audité avait présenter 2 autres indicateurs de résultats dont « des recommandations » (pour reprendre l’exemple ci-dessus), l’auditeur aurait pu refuser ce plan en précisant que des recommandations ne sont pas des indicateurs chiffrés.
Une fois le plan d’actions validé par l’auditeur, l’organisme audité a alors 6 mois pour mettre en œuvre les actions correctives pour les non-conformités mineures et 3 mois pour les non-conformités majeures.
Décision de certification
Il est important de mentionner que même si l’auditeur émet un avis sur la décision de certification, c’est l’organisme certificateur qui est décisionnaire. En effet, il y a toujours un « technical reviewer » (= un deuxième auditeur ou un comité) qui relie le rapport. C’est seulement à partir de cette deuxième vérification que la décision de certification est prise.
Si la décision de certification est positive, l’organisme certificateur émet le certificat Qualiopi et envoi tous les documents nécessaires (FAQ, documents sur la bonne utilisation du logo Qualiopi…). Cela peut prendre une à deux semaines.
Le certificat Qualiopi précisera alors toutes les informations suivantes :
- La raison sociale de l’organisme ;
- La ou les catégories d’actions concernées par l’audit ;
- La ou les adresses des sites de l’organisme ;
- La date de début de validité de la certification et sa date d’échéance ;
- Le nom de l’organisme certificateur ;
- Le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité de l’organisme ;
- La marque de certification ou la référence à l’article L. 6316-1 du code du travail mentionnant l’obligation de certification ;
- La référence au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences du décret no 2019-565 du 6 juin 2019 en vigueur le jour de l’audit.
Si la décision est négative, l’organisme certificateur en informe l’organisme audité en précisant les raisons. Ce dernier pourra alors solliciter l’organisme certificateur pour organiser un nouvel audit en respectant le délai légal de 3 mois de carence après un refus.
L’audit de surveillance Qualiopi
L’audit de surveillance Qualiopi doit en principe se dérouler entre le 14ème et le 22ème mois après l’obtention de la certification Qualiopi par l’organisme de formation. Il permet de vérifier le bon respect de l’application du Référentiel National Qualité par l’organisme audité.
En amont de cet audit de surveillance, l’organisme certificateur collecte différents éléments notamment :
- Les éléments nécessaires pour actualiser le dossier du certifié ;
- Une nouvelle description actualisée des activités de la structure (modalité des prestations, AFEST, Alternance, formations certifiantes, sous-traitance, etc.) ;
- Le dernier bilan pédagogique et financier.
L’arrêté du 31 mai 2023 vient modifier quelque peu l’organisation de l’audit de surveillance Qualiopi. En effet, le nombre d’indicateurs à auditer est modifé. Pour les organismes audités en tant que nouveaux entrants à l’audit initial, l’auditeur balayera l’ensemble des indicateurs applicables. L’audit de surveillance d’un organisme nouvel entrant est donc majoré d’une demi-journée.
Aussi, pour les autres organismes de formation, l’auditeur devra obligatoirement auditer :
- Les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial, qu’elles soient mineures ou majeures ;
- Les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures ;
- Les indicateurs 1, 17 et 19 et pour les organismes concernés l’indicateur 3 ;
- Pour les organismes ayant bénéficié des conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs applicables n’ayant pas été audités.
L’auditeur vérifiera également le bon affichage du certificat Qualiopi.
L’audit de surveillance Qualiopi se réalise généralement à distance. Il peut néanmoins être fait en présentiel si l’organisme audité en fait la demande (sauf si l’audit initial a également été fait à distance).
