Après obtention de votre certification Qualiopi, votre organisme sera soumis à un audit de surveillance afin d’attester du bon fonctionnement de vos outils et process.
Il ne s’agit néanmoins pas de la même expérience que l’audit initial. Pas de panique, vous ne partez pas pour 7 nouvelles heures d’audit! 🙂
Le délai requis au passage de l’audit de surveillance :
Le passage de l’audit de surveillance se fera entre le 14 et 22ème mois suivant la date d’obtention de votre certification.
Cet audit permet de vérifier le bon fonctionnement de votre entreprise, le respect du référentiel national qualité, ainsi que sa bonne mise en application.
Rappelons que votre certification Qualiopi reste valable 3 ans.
Modalités :
L’audit de surveillance s’effectue à distance, sauf si l’audit initial a été lui-même passé à distance. Dans ce cas, la surveillance se déroule obligatoirement sur site.
Déroulement de l’audit de surveillance :
- Planifier une date avec votre organisme certificateur qui vous convienne, tout en respectant bien sûr le délai réglementaire.
- Confirmer la modalité à distance ou sur site.
- Revoir de manière détaillée votre dernier rapport d’audit.
L’audit de surveillance étant plus court que l’initial, l’auditeur n’aborde pas l’ensemble des indicateurs du référentiel, cela dit il est de votre responsabilité d’être préparé à toute éventualité.
Objectif de l’audit de surveillance :
- Attention portée aux nouveautés (L’offre a-t-elle été élargie ? Un rachat a-t-il eu lieu entraînant des changements drastiques ? Le périmètre d’action a-t-il évolué ? etc.)
- Revue des non-conformités soulignées lors de l’audit initial.
- Vérification de l’efficacité des actions correctives qui ont été mises en place, ainsi que des mesures de prévention au sein de votre plan d’action.
Les 3 axes de l’audit de surveillance :
- Étude des éléments administratifs concernant l’activité de votre organisme.
- Analyse de la conformité vis-à-vis du référentiel d’une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit.
- Dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’organisme, l’auditeur effectuera une vérification des actions conduites et procèdera de ce fait à l’évaluation systématique de l’indicateur 32. (voir bas de page)
L’auditeur peut également souligner des non-conformités au référentiel lors de l’audit de surveillance, alors soyez préparés.
Nouveaux entrants :
Si vous étiez nouvel entrant lors de l’audit initial, les indicateurs suivants seront évalués et revu systématiquement lors de l’audit de surveillance :
Indicateur 22 et 32 : non présentés à l’audit initial
Indicateur 2,3,11,13,19,24,25,26 : lors de l’audit de surveillance l’auditeur note la mise en œuvre des éléments formalisés à l’initial.
En résumé l’audit de surveillance est avant tout un moyen pour vous de déclarer tout élément utile et nouveau, d’ordre juridique, organisationnel, fonctionnel, afin d’orienter les questions de l’auditeur par rapport à vos nouveautés. Ce pour quoi vous remplirez un formulaire de mise à jour de vos informations.
