L’obtention de la certification Qualiopi se fait après le passage d’un audit initial qui dure 7h (la durée peut varier suivant les caractéristiques de votre organisme de formation. Pour plus d’information, consulter notre article “Combien de temps dure l’audit Qualiopi ?“). Mais comment se déroule cet audit ? Sans l’avoir vécu, il est difficile d’imaginer l’organisation de la journée. Cet audit peut faire peur mais pas d’inquiétude, cela va bien se passer.
Après avoir convenu d’une date d’audit avec votre organisme certificateur, celui-ci missionne un auditeur (qu’il soit salarié ou sous-traitant) qui sera le même pendant toute la durée du cycle (audit initial et audit de surveillance).
Quelques jours avant l’audit, l’auditeur vous contactera afin d’en savoir plus sur votre organisme de formation et vous transmettra un plan d’audit. Ce plan d’audit sert de fil conducteur pour l’auditeur. Il présente les critères et indicateurs qui seront évalués ainsi que les horaires et mentionne les personnes auditées. Ce plan d’audit sera normalement respecté à la lettre, et oui, l’audit durera bien 7h complètes !
Accueil & Réunion d’ouverture
La journée d’audit démarre généralement vers 8h30. Vous pouvez faire connaissance avec l’auditeur autour d’un café et de viennoiseries. L’auditeur vous présentera ensuite le déroulé de la journée, les conditions d’audit ainsi que son organisation. Ce moment est important puisque cela permet d’instaurer une bonne relation avec votre auditeur.
Audit
Afin d’évaluer tous les critères et indicateurs, l’auditeur suit généralement l’ordre du guide référentiel national qualité. Il s’agit d’une véritable discussion entre lui et vous, sur vos outils et vos pratiques dans votre organisme de formation. L’auditeur n’est pas là pour trouver des non-conformités. Il est là pour vérifier que votre démarche qualité est conforme aux attentes de la certification Qualiopi.
Afin d’évaluer votre démarche, l’auditeur demandera à auditer des cas concrets par échantillonnage. Pour l’indicateur 1 « Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées », il peut par exemple vous demander le programme de formation de la dernière formation dispensée, et vérifier que toutes les rubriques attendues figurent bien sur vos documents. Il pourra ensuite vous questionner sur le mode de diffusion au public concerné et s’assurera que tous vos documents sont bien datés. Si tout lui convient, alors l’auditeur passera à l’indicateur 2.
Bien entendu, l’auditeur ne prendra pas en compte les formations que vous avez dispensé l’année dernière et où la réflexion de votre démarche qualité n’était pas encore complétement achevée.
Déjeuner
Le déjeuner est, comme lors de l’accueil le matin, un moment de convivialité important avec votre auditeur. Vous pouvez profiter de ce moment pour lui poser vos questions et lui demander son avis. Les auditeurs sont généralement contents de vous répondre. Bien qu’ils n’aient pas le droit de faire du conseil, vous pouvez néanmoins découvrir de bonnes pratiques que vous pourrez ensuite implanter dans votre organisme de formation. Attention néanmoins à bien respecter les horaires.
Les frais de l’auditeur sont dans tous les cas à votre charge, soit au réel ou au forfait, comme mentionné dans le devis que vous avez signé. Donc il vaut mieux l’inviter.
Retour à l’audit
L’audit reprend conformément au plan d’audit transmis précédemment. Lorsque la présentation de votre démarche qualité est terminée, l’auditeur s’isole pour préparer la réunion de clôture.
Réunion de clôture
L’auditeur rappelle tout d’abord le contexte de l’audit, et énonce les constants et les non-conformités si elles existent.
En cas de non-conformités observées (voir l’article XX), l’auditeur doit vous fournir un constat écrit et vous expliquer les modalités de réponse ainsi que les délais dont vous disposez pour lui fournir les nouveaux éléments de preuve. Attention, si vous avez une ou plusieurs non-conformités majeures, un audit peut être demandé par l’organisme certificateur. Cet audit peut être réalisé sur site ou à distance suivant le type de non-conformité, et fera l’objet d’une facturation supplémentaire.
