Si vous êtes en train de préparer votre certification Qualiopi ou êtes sur le point de la passer, vous vous êtes sûrement déjà posé la question : « Qu’est-ce qu’une « non-conformité » et comment y remédier ? »
Qu’est-ce qu’un non-conformité lors d’un audit Qualiopi ?
Lors d’un audit Qualiopi, une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure.
- Les non-conformités “majeures”
Les indicateurs « majeurs » (indicateur 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31, 32) sont les indicateurs les plus importants. Pour obtenir la certification, vous devez obligatoirement les avoir validés. Si vous obtenez une non-conformité majeure, vous devez présenter un plan d’actions et apporter des solutions immédiates pour les supprimer.
Exemple de non-conformité majeure : “Il n’existe pas de système d’évaluation des compétences, ni de plan de formation pour assurer la formation des intervenants pour assurer le bon déroulement de l’action de formation”.
- Les non-conformités “mineures”
Pour les indicateurs dit « mineurs » (indicateurs 1, 2, 3, 8, 9, 12, 13, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 28, 30), vous disposez d’un crédit de 5 non-conformités. C’est-à-dire que lors de votre audit, si vous obtenez moins de cinq (ou cinq) non-conformités mineures, vous disposez d’un délai de 3 mois pour y remédier grâce à la mise en place d’actions correctives. Une fois ce premier délai passé, si des actions mineures restent non corrigées, elles seront automatiquement requalifiées en non-conformité majeure, et vous devrez alors présenter un plan d’action dans les 6 mois suivant le second audit.
Exemple de non-conformité mineure : “Il n’existe pas de convention et de détermination de condition de prérequis de moyen pour le bon déroulé de l’action de formation”.
Le processus de traitement des non-conformités
A la fin votre audit, l’auditeur envoi un rapport d’audit. Tous les écarts constatés sont reportés sur différentes fiches et transmis à l’organisme de formation. Ces écarts sont toujours précis et formulés de manière factuelle, afin que l’organisme de formation puisse comprendre exactement ce qui est demandé, et les résoudre en mettant en place des actions correctives.
L’auditeur réceptionne donc les différentes réponses que vous proposez pour éliminer ces non-conformités. Il analyse la pertinence des actions correctives et valide ou non le plan d’actions. Lors de cette étape, vous pouvez échanger avec votre auditeur qui ne peut en revanche pas vous conseiller.
Que se passe-t-il en cas de non traitement d’une non-conformité ?
Si vous ne mettez pas en œuvre les actions correctives, la certification n’est pas délivrée ou est suspendue. Vous ne pourrez obtenir votre certification uniquement après réception des preuves permettant de constater le retour en conformité de la part de l’organisme certificateur.
Dans le cas où l’organisme de formation n’est pas capable de présenter à l’auditeur les éléments de preuve dans le délai imparti, ou alors si l’auditeur a des doutes quant à la véracité des éléments de preuve transmis par mail, alors il peut se réserver le droit d’effectuer un audit complémentaire.
Mais pas d’inquiétude, l’audit de certification Qualiopi se passe bien dans 95% des cas si vous êtes bien préparé. En effet, l’auditeur n’a pas vocation à vous pénaliser et à chercher une non-conformité. Il évalue plutôt, de manière transparente, objective et impartiale le respect de vos processus aux exigences du référentiel.
