Modèle convention de formation
Maxime Pélerin · mis à jour le 5 août 2026Dès qu’une formation est financée par une entreprise pour ses salariés, une convention de formation est signée entre l’organisme et le client. Elle identifie les parties (raison sociale, SIRET, numéro de déclaration d’activité DREETS), décrit objectifs pédagogiques, programme, public, durée et dates, puis fixe le prix, les modalités de règlement et les conditions d’annulation ou de report. Bien remplie, elle constitue une preuve pour plusieurs indicateurs Qualiopi en audit.
La convention de formation est un document essentiel pour encadrer les prestations d’un formateur indépendant. Elle formalise l’accord entre l’organisme de formation (ou le formateur) et le client (entreprise, organisme public, association) souhaitant former ses salariés. Ce document contractuel permet de définir les conditions de la prestation, les obligations de chaque partie, et les modalités financières.
« Un modèle de convention de formation, tout le monde en cherche un à télécharger, et c’est là que je vois le réflexe dangereux : prendre le premier PDF trouvé sur le web et coller son nom dessus. Une convention, ce n’est pas une formalité, c’est le contrat qui vous engage juridiquement avec votre client. Un modèle générique mal adapté, c’est un litige qui couve : objectifs flous, conditions d’annulation absentes, modalités de paiement bancales.
Mon conseil concret : partez d’un bon modèle, oui, mais relisez chaque clause comme si un client mécontent allait la retourner contre vous. Soignez surtout trois points, les conditions d’annulation et de report, les modalités de règlement, et la description précise des objectifs et du contenu. Ce sont eux qui vous sauvent en cas de désaccord. Et gardez à l’esprit que cette convention est aussi une preuve Qualiopi : bien remplie, elle coche plusieurs cases d’un coup. Un document propre dès le départ vous évite de courir après les régularisations. »
Dans cet article, nous allons détailler ce qu’est une convention de formation, pourquoi elle est indispensable, les éléments à inclure, et les bonnes pratiques pour la rédiger.
Qu’est-ce qu’une convention de formation ?
La convention de formation est un document contractuel qui encadre la prestation de formation réalisée par un organisme de formation ou un formateur indépendant. Elle est obligatoire dès lors que la formation est financée par une entreprise ou un organisme et concerne des salariés dans le cadre de leur développement professionnel.
À distinguer de la convention, le contrat de formation.
Au-delà de la convention de formation, votre statut social relève de la convention collective des organismes de formation.
Pourquoi est-elle indispensable :
- Valeur contractuelle : la convention de formation a une valeur contractuelle et engage les deux parties (le formateur et le client) dans le respect des termes et des conditions définis.
- Clarté des prestations : elle détaille les objectifs, le contenu, le déroulement, et les conditions financières de la formation, assurant une transparence totale.
- Obligation légale : la convention de formation est obligatoire pour les formations financées par une entreprise ou un organisme. Elle permet également d’assurer la conformité aux obligations légales et aux réglementations en vigueur, notamment pour bénéficier des financements publics et des dispositifs de formation continue.
Les éléments obligatoires à inclure dans une convention de formation
La convention de formation doit être complète et claire. Voici les éléments indispensables à y inclure :
2.1. Les informations sur l’organisme de formation ou le formateur
- Nom et prénom (ou raison sociale pour une société) ;
- Adresse du siège social ou du lieu d’exercice ;
- Numéro SIRET : identifiant de l’entreprise ou du formateur indépendant ;
- Numéro de déclaration d’activité (NDA) : numéro délivré par la DREETS pour les organismes de formation ;
- Coordonnées de contact : adresse e-mail et numéro de téléphone.
2.2. Les informations sur le client (bénéficiaire de la formation)
- Nom de l’entreprise ou de l’organisme ;
- Adresse et coordonnées ;
- Nom et fonction du représentant légal ou du responsable de la formation au sein de l’entreprise.
2.3. Objet de la convention
L’objet de la convention doit décrire de manière concise et claire le type de prestation de formation qui sera réalisée. Il s’agit généralement de préciser le nom du programme ou du module de formation, ainsi que les bénéficiaires.
Exemple : « La présente convention a pour objet la réalisation d’une formation intitulée ‘Gestion du stress au travail’ au bénéfice des salariés de l’entreprise XYZ. »
2.4. Description de la formation
C’est l’une des parties les plus importantes de la convention, car elle détaille les modalités pédagogiques et organisationnelles de la formation. Cette section doit inclure :
- Objectifs pédagogiques : décrire les compétences à acquérir et les objectifs de la formation ;
- Contenu : présenter le programme détaillé de la formation, les thèmes abordés, et les modules prévus ;
- Modalités pédagogiques : préciser si la formation est en présentiel, en distanciel (e-learning, visioconférence), ou en mode mixte (blended learning) ;
- Public visé : indiquer le profil des participants (salariés, managers, etc.) et les prérequis éventuels ;
- Durée et dates : mentionner la durée totale de la formation (en heures ou en jours) et les dates prévues pour sa réalisation ;
- Lieu de la formation : préciser l’adresse pour une formation en présentiel, ou le lien de connexion pour une formation en ligne.
2.5. Conditions financières
Cette section de la convention détaille le coût de la formation et les modalités de paiement :
- Tarif : indiquer le montant total de la formation, précisant s’il s’agit d’un tarif HT (hors taxes) ou TTC (toutes taxes comprises). Inclure, si nécessaire, le taux de TVA appliqué ;
- Détail des coûts : spécifier les coûts associés, tels que les frais de déplacement, les supports pédagogiques, ou le matériel ;
- Modalités de paiement : préciser les modalités de règlement (virement bancaire, chèque) et les échéances (acompte, solde à la fin de la formation) ;
- Conditions d’annulation : mentionner les conditions d’annulation ou de report de la formation, ainsi que les éventuels frais d’annulation.
2.6. Obligations des parties
La convention doit clairement définir les engagements du formateur et du client :
- Engagements du formateur : garantir la qualité pédagogique, respecter les horaires, fournir les supports pédagogiques, évaluer les acquis des participants, etc ;
- Engagements du client : fournir les informations nécessaires sur les participants, organiser la logistique (salle, matériel), respecter les conditions financières, etc.
2.7. Modalités de suivi et d’évaluation
Cette section précise comment le formateur va suivre les participants et évaluer l’efficacité de la formation :
- Évaluation des acquis : indiquer les méthodes d’évaluation prévues (quiz, exercices pratiques, études de cas) pour mesurer les acquis des apprenants.
- Attestation de formation : préciser qu’une attestation de formation sera délivrée à chaque participant à l’issue de la session.
2.8. Durée de validité de la convention
Mentionnez la durée pendant laquelle la convention est valable, c’est-à-dire les dates de début et de fin de la formation, ainsi que les délais pour la réalisation de la prestation.
2.9. Clause de litige
Prévoir une clause pour la résolution des litiges, en indiquant que tout différend sera réglé à l’amiable ou, à défaut, par les tribunaux compétents.
2.10. Signature des parties
La convention de formation doit être signée par les deux parties pour être valable. Prévoyez un espace pour la date et la signature du formateur et du représentant du client, accompagnés de la mention « Bon pour accord ».
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Vous pouvez consulter notre modèle de convention de formation pour vous guider dans la rédaction de votre propre document. Ce modèle inclut tous les éléments nécessaires pour garantir la conformité légale et la clarté des prestations proposées.
Bonnes pratiques pour rédiger une convention de formation
4.1. Adapter la convention à chaque client
Chaque formation est unique. Adaptez le contenu de la convention en fonction des spécificités de chaque client, des objectifs, et des modalités de la formation.
4.2. Être clair et précis
Utilisez un langage simple et précis pour décrire les prestations, les objectifs, et les modalités de la formation. Une convention claire et détaillée permet d’éviter les malentendus et les litiges. n’hésitez pas à détailler les aspects importants, tels que le contenu du programme, les méthodes pédagogiques, et les modalités financières.
4.3. Mettre à jour les conditions régulièrement
Les réglementations, les besoins des clients, et vos méthodes de formation peuvent évoluer. Pensez à mettre régulièrement à jour vos conventions de formation pour qu’elles restent conformes aux exigences légales et reflètent la réalité de vos prestations.
4.4. Conserver une copie signée
Conservez toujours une copie de la convention de formation signée par les deux parties. Ce document servira de preuve en cas de désaccord ou de litige. Il est également conseillé de numériser les conventions et de les archiver dans un espace sécurisé pour un accès facile.
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Les variantes de la convention de formation
Le même socle s’adapte selon le contexte : la convention de formation professionnelle (entre l’organisme et une entreprise, pour ses salariés), la convention individuelle (lorsque le bénéficiaire est aussi le payeur — on parle alors plutôt de contrat de formation, obligatoire avec les particuliers), et la convention tripartite (organisme, entreprise et financeur, fréquente avec un OPCO). Pour l’apprentissage, c’est la convention de formation par apprentissage qui s’applique, avec ses mentions propres (rythme d’alternance, tuteur, référentiel du diplôme).
Côté Qualiopi, la convention sert de preuve aux indicateurs 4 à 6 (analyse du besoin, objectifs, contenus adaptés) : l’auditeur vérifie la cohérence entre la convention, le programme annexé et le besoin exprimé par le client.
Différence entre convention de formation et contrat de formation
Il est important de distinguer la convention de formation du contrat de formation :
- Convention de formation : elle est conclue entre un organisme de formation (ou formateur indépendant) et un client, généralement une entreprise ou un organisme public, qui souhaite former ses salariés. La convention encadre les prestations dans le cadre du développement professionnel.
- Contrat de formation : il est conclu directement avec un particulier qui finance lui-même sa formation, généralement dans le cadre d’une reconversion professionnelle ou d’un développement personnel. Le contrat de formation est obligatoire et doit respecter des règles spécifiques, notamment concernant le délai de rétractation.
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Conclusion
La convention de formation est un document incontournable pour les formateurs indépendants et les organismes de formation. Elle permet de formaliser l’accord entre le formateur et le client, de clarifier les attentes et les obligations, et d’encadrer la prestation sur les plans pédagogique et financier. Rédiger une convention de formation complète, claire, et personnalisée est essentiel pour instaurer une relation de confiance avec vos clients et assurer le bon déroulement de vos formations.
En vous appuyant sur des modèles adaptés, en respectant les obligations légales, et en précisant chaque aspect de la prestation, vous garantissez la qualité et la conformité de vos formations. La convention de formation est également un gage de professionnalisme qui renforce votre crédibilité en tant que formateur indépendant.
FAQ : la convention de formation
Quelle est la différence entre une convention et un contrat de formation ?
La convention de formation s’utilise lorsque le client est une personne morale (entreprise, association, organisme public) qui forme ses salariés. Le contrat de formation, lui, est obligatoire quand un particulier finance lui-même sa formation. Le choix du document dépend donc de qui paie et de qui est l’apprenant, pas du contenu pédagogique.
La convention de formation est-elle obligatoire ?
Oui, elle est obligatoire dès que la formation est financée par une entreprise ou un organisme pour ses salariés. Elle conditionne aussi la prise en charge par un OPCO : sans convention signée avant le début de la formation, le financement peut être refusé. Sa valeur est contractuelle et engage les deux parties.
Que doit contenir obligatoirement une convention de formation ?
Elle doit mentionner l’identité des deux parties (raison sociale, SIRET, numéro de déclaration d’activité – NDA), l’intitulé et les objectifs de la formation, le programme, les modalités (présentiel, distanciel ou mixte), la durée, les dates, le lieu, le prix HT ou TTC et les modalités de paiement. Les conditions d’annulation et de report doivent également y figurer.
Faut-il un numéro de déclaration d’activité (NDA) pour établir une convention ?
Oui, pour facturer une prestation de formation professionnelle et permettre une prise en charge, vous devez disposer d’un NDA délivré par la DREETS, à indiquer sur la convention. La démarche est gratuite et se fait dans les 3 mois suivant votre premier contrat ou convention. Si vous visez des financements publics ou mutualisés, la certification Qualiopi devient en plus indispensable.
La formation prévue dans la convention peut-elle être financée par un OPCO ou le CPF ?
Oui, à condition que l’organisme soit déclaré (NDA) et certifié Qualiopi pour les financements publics et mutualisés. La convention sert alors de pièce justificative auprès de l’OPCO de l’entreprise. Le CPF concerne plutôt les actions certifiantes et passe par la plateforme Mon Compte Formation, avec d’autres documents que la convention classique.
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