Le décret n°2025-728 du 29 juillet 2025, publié au Journal officiel le 31 juillet 2025 et entré en vigueur le 1er août 2025, modifie les règles d’enregistrement de la déclaration d’activité des organismes de formation. Pour beaucoup d’organismes, ce texte a été associé un peu vite à l’audit Qualiopi. Il faut être précis : ce décret porte sur la déclaration d’activité et le numéro de déclaration d’activité (NDA), pas sur le déroulement de l’audit Qualiopi lui-même. Cet article fait le tri entre ce que le texte change réellement et ce qui relève d’autres évolutions encore non confirmées.

Ce que dit précisément le décret du 29 juillet 2025

Le décret n°2025-728 modifie plusieurs articles de la partie réglementaire du code du travail relatifs à la déclaration d’activité : les articles R.6351-5, R.6351-6, R.6351-6-1, R.6351-11, R.6351-14, R.6351-16 et R.6351-17, et il abroge l’article R.6362-6. L’intitulé officiel du texte est sans ambiguïté : il est « relatif à l’enregistrement des déclarations d’activité des organismes de formation ». C’est donc la procédure d’entrée dans le marché de la formation qui est revue, en amont de toute démarche de certification.

Il est utile de rappeler la place de la déclaration d’activité dans le parcours d’un organisme. Le numéro de déclaration d’activité est attribué par le service régional de contrôle de la direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités, après la conclusion de la première convention ou du premier contrat de formation. Ce numéro est une condition préalable indispensable, mais il ne vaut pas label de qualité. La certification Qualiopi, elle, intervient dans un second temps et conditionne l’accès aux financements publics et mutualisés. Comprendre cette articulation aide à lire correctement la portée du décret : il agit à l’étape de la déclaration, pas à celle de l’audit.

Une pièce d’identité désormais exigée

Première nouveauté concrète : la déclaration d’activité doit désormais être accompagnée d’une copie d’une pièce d’identité en cours de validité, ou d’un justificatif d’identité numérique certifié par l’État. Cette exigence vaut pour la personne physique qui déclare ou pour le dirigeant de la personne morale qui porte la déclaration.

L’objectif affiché est de sécuriser l’identité des déclarants et de limiter les fraudes à l’entrée dans le secteur. Concrètement, un nouvel organisme qui dépose son dossier doit prévoir cette pièce dès la constitution du dossier, sous peine de voir l’instruction retardée. Pour les organismes déjà déclarés, c’est surtout au moment d’une nouvelle déclaration ou d’une mise à jour que la question se pose.

Cette mesure s’inscrit dans un contexte plus large de lutte contre les organismes fictifs et les détournements de fonds de la formation professionnelle. En contrôlant l’identité du déclarant dès l’entrée, l’administration cherche à fiabiliser le registre des organismes de formation. Pour un porteur de projet sérieux, la contrainte reste légère : il s’agit simplement de joindre une copie de carte nationale d’identité ou de passeport en cours de validité, ou d’utiliser un dispositif d’identité numérique reconnu par l’État. Mieux vaut vérifier la validité du document avant le dépôt, car une pièce expirée suffit à retarder l’instruction.

Le retour d’expérience de Maxime
Fondateur de Certiforma

« Je vois beaucoup d’organismes paniquer en lisant que le décret du 29 juillet 2025 « durcit l’audit Qualiopi ». C’est faux : ce texte ne concerne que la déclaration d’activité et le NDA. La première chose à faire, c’est de séparer mentalement les deux sujets, la déclaration d’activité d’un côté, la certification de l’autre.

Mon conseil concret : si vous démarrez, déposez votre déclaration en ligne tôt et soignez la complétude du dossier dès le premier envoi, car deux mois d’instruction, c’est long quand un financement attend. Et pour tout ce qui touche aux nouveautés d’audit annoncées, ne changez rien tant que le texte n’est pas paru au Journal officiel. »

Un délai d’instruction porté à deux mois

Le décret allonge le délai d’instruction de la déclaration d’activité. Là où le service régional de contrôle disposait de trente jours pour examiner un dossier, il dispose désormais de deux mois à compter de la réception d’un dossier complet. Le portail Mon Activité Formation précise par ailleurs que, lorsque l’administration demande des pièces complémentaires, le déclarant dispose d’un délai pour les transmettre, faute de quoi l’instruction peut s’en trouver bloquée.

Ce point est important pour la trésorerie et le calendrier commercial d’un nouvel organisme. Le NDA conditionne en pratique l’entrée dans les financements et l’accès à de nombreux marchés. Un délai porté à deux mois invite à anticiper le dépôt de la déclaration nettement en amont du premier financement attendu, et à soigner la complétude du dossier dès le premier envoi pour ne pas perdre de temps.

Un régime allégé pour les petits organismes au régime micro-social

Le décret prévoit un allègement documentaire pour les organismes relevant du régime micro-social dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 77 700 euros hors taxes. Pour ces structures, le texte dispense d’accompagner la déclaration d’activité de certaines pièces, en visant les documents mentionnés aux 3° et 5° de l’article concerné. Autrement dit, un formateur indépendant au régime micro qui démarre n’a pas à fournir l’intégralité des justificatifs demandés à un organisme de plus grande taille.

Cet allègement va dans le sens d’une simplification pour les solos et les très petites structures, qui représentent la grande majorité des organismes de formation déclarés. Il ne dispense évidemment pas des obligations de fond ni, plus tard, des exigences de la certification Qualiopi lorsque l’organisme souhaite accéder aux fonds publics et mutualisés.

Suppression du recours administratif préalable et dématérialisation

Le décret modifie aussi le contentieux. En supprimant certains mots de l’article R.6351-11, il met fin au caractère obligatoire du recours administratif préalable en cas de refus d’enregistrement ou de décision défavorable. Concrètement, un organisme qui conteste une décision peut saisir directement le juge administratif, sans avoir à passer d’abord par un recours devant l’administration. C’est une simplification de la voie de recours pour les déclarants.

Enfin, la procédure est entièrement dématérialisée. Depuis le 1er août 2025, le dépôt de la déclaration, la transmission des pièces, la délivrance des accusés de réception et les décisions passent par le téléservice Mon Activité Formation. Les échanges papier laissent place à un parcours en ligne, ce qui change les habitudes pour les organismes qui déclaraient encore par courrier.

Ce que le décret ne change pas : attention aux confusions sur l’audit Qualiopi

Plusieurs publications ont rattaché au décret du 29 juillet 2025 des mesures qui touchent en réalité le déroulement de l’audit Qualiopi : présence obligatoire du dirigeant ou d’un salarié mandaté à l’audit initial, transmission du plan d’audit au moins trente jours avant la date d’audit, ou encore audit sur site pour les nouveaux entrants entre le dixième et le quatorzième mois. Après vérification du texte sur Légifrance et de la présentation officielle sur Mon Activité Formation, ces points ne figurent pas dans le décret n°2025-728. Ce décret ne traite ni du contenu de l’audit, ni du référentiel national qualité, ni du calendrier de surveillance.

Ces évolutions de l’audit relèvent d’une réforme distincte de Qualiopi. À ce jour, elles correspondent à des pistes issues de groupes de travail et n’ont pas toutes fait l’objet d’un texte réglementaire publié. Il convient donc de rester prudent : tant qu’un décret ou un arrêté n’est pas paru au Journal officiel, ces mesures ne sont pas opposables aux organismes. Les modalités d’audit en vigueur restent encadrées par les textes existants, notamment l’arrêté relatif aux modalités d’audit du référentiel national qualité. Pour suivre ces évolutions, mieux vaut s’appuyer sur des sources spécialisées comme Centre Inffo et vérifier toute annonce directement sur Légifrance.

En pratique pour les organismes de formation

Pour un organisme qui se lance, la marche à suivre se résume ainsi. Prévoir une pièce d’identité valide dans le dossier de déclaration d’activité. Déposer la déclaration en ligne via Mon Activité Formation et anticiper un délai d’instruction pouvant aller jusqu’à deux mois. Vérifier son éligibilité au régime allégé si l’on relève du régime micro-social sous le seuil de 77 700 euros. Garder à l’esprit qu’en cas de refus, la saisine directe du juge administratif est désormais possible.

Pour un organisme déjà certifié ou en cours de certification, ce décret ne modifie pas l’audit Qualiopi. Les obligations relatives au référentiel national qualité et au calendrier d’audit continuent de s’appliquer selon les textes en vigueur. La vigilance porte surtout sur la cohérence entre les informations déclarées au titre de la déclaration d’activité et celles présentées lors de l’audit, deux démarches qui restent juridiquement distinctes mais que les financeurs et les certificateurs examinent en parallèle.

Questions fréquentes

Maxime Pélerin

J’accompagne les formateurs et entrepreneurs qui créent leur organisme de formation, de la déclaration d’activité à la certification Qualiopi. Plus de 1 300 accompagnés depuis 2020.

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