Ludivine est gestionnaire administrative dans une PME de la région lyonnaise. Depuis huit ans, c’est elle que tout le monde vient voir quand un tableau Excel refuse de calculer ou qu’un publipostage part de travers. Elle n’avait jamais imaginé en faire un métier : pour elle, c’était juste rendre service. Le point de départ, c’est le jour où une nouvelle collègue lui a demandé, très sérieusement, si elle donnait des cours.

Le point de départ : les doutes qui bloquent

« Je sais faire, d’accord, mais savoir faire n’est pas savoir enseigner. Comment je transmets à quelqu’un qui débute vraiment ? »

« La déclaration d’activité, Qualiopi, les Cerfa… rien que d’y penser, j’ai l’impression qu’il faut être juriste. »

« Je travaille déjà à temps plein. Où est-ce que je trouve le temps de monter tout ça ? »

Le déclic : un premier pas

Elle a commencé petit, sans rien lâcher de son poste. Un soir, elle a téléchargé le guide gratuit sur la création d’un organisme de formation, puis elle a réservé un appel de trente minutes pour poser ses questions concrètes. Ce premier échange lui a surtout montré une chose : la déclaration d’activité n’est pas un concours administratif, c’est une suite d’étapes que l’on peut suivre une par une.

Les étapes, une peur qui tombe à chaque fois

Étape 1 : la déclaration d’activité (NDA). Avec un modèle de dossier et la liste des pièces, Ludivine a monté sa première convention, son programme et son règlement intérieur en quelques soirées. Elle a déposé sa déclaration auprès de la DREETS et obtenu son numéro d’activité en quelques semaines. La paperasse qui la bloquait s’est révélée être une simple check-list. Première peur levée : elle avait un cadre légal, pas un casse-tête.

Étape 2 : apprendre à transmettre. Elle a suivi la formation de formateur pour adultes, à son rythme, le soir et le week-end. Elle y a appris à découper une compétence en objectifs simples, à construire des exercices à partir des vrais fichiers des participants, et à gérer un groupe où les niveaux sont très différents. Le déclic pédagogique : sur Excel, on ne montre pas cinquante fonctions, on résout trois problèmes que la personne rencontre chaque jour. La peur du « savoir faire n’est pas savoir enseigner » est tombée dès sa première session test avec deux collègues.

Étape 3 : préparer Qualiopi. Une fois ses premières formations rodées, Ludivine a préparé la certification Qualiopi pour accéder aux financements. Elle a organisé ses preuves indicateur par indicateur : recueil des besoins, suivi des acquis, retours des stagiaires. L’audit s’est bien passé parce que son organisation tenait déjà debout au quotidien. La peur de l’usine à gaz administrative a laissé place à une routine de suivi qui, en prime, améliore ses formations.

Étape 4 : le financement. Certifiée, elle a pu proposer des formations finançables par les OPCO, ce qui a rassuré ses premiers clients entreprises. Elle a gardé son emploi les premiers mois, en formant le samedi, le temps de sécuriser un carnet de commandes. La question du temps s’est réglée d’elle-même : quand les sessions se sont enchaînées, elle a réduit son temps de travail salarié avant de sauter le pas. La rentabilité n’était plus une hypothèse, c’était une ligne dans son agenda.

« Je croyais qu’il fallait être juriste pour se déclarer et pédagogue de naissance pour enseigner. En réalité, il fallait juste avancer étape par étape. »

Le premier bilan en chiffres

• Numéro de déclaration d’activité obtenu en 5 semaines
• 3 formations au catalogue : Excel initiation, Excel tableaux de bord, Word professionnel
• Certification Qualiopi obtenue au premier audit
• Environ 1 100 € de chiffre d’affaires par session de 2 jours
• Passage à mi-temps salarié après 9 mois d’activité

Aujourd’hui

Une salariée experte d’Excel peut devenir formatrice en bureautique sans quitter son poste : la déclaration d’activité auprès de la DREETS s’obtient ici en 5 semaines, montée le soir à partir d’une convention et d’un programme types. Ce parcours illustratif aboutit à un catalogue de 3 formations (Excel initiation, tableaux de bord, Word), environ 1 100 € de chiffre d’affaires par session de 2 jours et un passage à mi-temps salarié après 9 mois.

Comment reproduire ce parcours chez vous

Si vous êtes la personne que tout le monde vient voir pour Excel ou Word, vous avez déjà la matière première. Commencez par cadrer une seule formation, sur le logiciel et le niveau que vous maîtrisez vraiment. Déclarez votre activité avec une check-list plutôt qu’en cherchant à tout comprendre d’un coup, montez en compétence pédagogique, puis visez Qualiopi quand vos premières sessions tournent. Chez Certiforma, on peut baliser ce chemin avec vous, du dépôt du dossier jusqu’au premier financement.

Prendre le même départ →

Étude de cas illustrative, donnée à titre d’exemple pour représenter un parcours type. Les témoignages de nos clients réels seront publiés prochainement.

Maxime Pélerin

J’accompagne les formateurs et entrepreneurs qui créent leur organisme de formation, de la déclaration d’activité à la certification Qualiopi. Plus de 1 300 accompagnés depuis 2020.

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