Avec l’essor de la formation professionnelle, de nombreux organismes de formation font appel à la sous-traitance pour répondre à des besoins ponctuels ou spécifiques. Mais la sous-traitance dans le cadre de la certification Qualiopi est soumise à des règles strictes, particulièrement lorsque les formations concernent des actions financées par le Compte Personnel de Formation (CPF). Cet article vous guide à travers les principales obligations à respecter pour garantir la conformité des formations sous-traitées avec les exigences Qualiopi, en vous assurant de respecter la réglementation en vigueur et d’éviter les écueils.

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Qu’est-ce que la sous-traitance en formation ?

La sous-traitance dans le domaine de la formation professionnelle consiste à déléguer la réalisation d’une partie ou de l’intégralité d’une action de formation à un prestataire tiers. Cela permet à un organisme de formation principal de bénéficier des compétences d’un autre formateur ou organisme, notamment pour des expertises spécifiques ou pour absorber une charge de travail temporaire.

Sous-traitance, partenariat ou co-traitance : bien qualifier la relation

Beaucoup d’organismes parlent indistinctement de sous-traitance, de partenariat ou de co-traitance, alors que ces situations n’engagent pas les mêmes responsabilités au regard de Qualiopi. Clarifier la nature exacte de la relation est une étape souvent négligée, qui évite pourtant bien des malentendus lors d’un audit. La question centrale est simple : qui porte l’action de formation vis à vis du financeur et de l’apprenant ?

Pour bien cerner les obligations de chacun, lisez aussi le rôle du formateur indépendant comme sous traitant.

Dans une logique de sous-traitance, l’organisme principal reste le titulaire de la prestation. C’est lui qui contractualise avec le client, qui répond de la qualité et qui doit pouvoir démontrer le pilotage de son intervenant externe. La co-traitance, elle, suppose plusieurs prestataires qui interviennent conjointement, chacun pouvant être identifié sur une partie de l’action. Le partenariat, enfin, recouvre des situations variées qui ne créent pas forcément de prestation de formation au sens strict.

Pour sécuriser la relation, plusieurs points méritent d’être tranchés par écrit dès le départ :

• Qui est l’interlocuteur unique du financeur et qui signe la convention.
• Le périmètre confié au tiers et les modalités de transmission des informations qualité.
• Les engagements du sous-traitant sur les indicateurs applicables et la remontée des preuves (émargements, évaluations, retours apprenants).
• Le traitement des réclamations et le circuit d’amélioration continue partagé.

Un contrat de sous-traitance précis n’est pas une formalité administrative : c’est l’outil qui permet à l’organisme certifié de prouver qu’il maîtrise la chaîne de valeur même lorsqu’une partie de la formation est déléguée. À l’inverse, une relation mal qualifiée expose à des écarts difficiles à justifier, notamment sur la traçabilité et sur l’information délivrée aux bénéficiaires. Prendre le temps de nommer correctement la relation, puis de la formaliser, reste l’un des meilleurs investissements pour aborder sereinement un audit Qualiopi.

Une alternative à la sous-traitance est le recours au portage salarial et la certification Qualiopi.

En tant qu’organisme de formation certifié Qualiopi, vous avez la possibilité de recourir à la sous-traitance, mais cela impose de respecter un certain cadre juridique et des obligations de qualité précises. Le recours à des sous-traitants ne doit pas remettre en question la qualité des prestations dispensées, et il doit être clairement encadré par un contrat de sous-traitance.

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Les obligations réglementaires de la sous-traitance dans le cadre de Qualiopi

La loi du 19 décembre 2022 et les nouvelles exigences pour la sous-traitance

La sous-traitance des actions de formation dans le cadre de Qualiopi est encadrée par l’article L.6323-9-2 du Code du Travail, modifié par la loi n° 2022-1587 du 19 décembre 2022. Cette loi vise à lutter contre la fraude au CPF et à encadrer le recours à la sous-traitance pour garantir la transparence et la qualité des actions de formation. Elle précise notamment que :

• Un prestataire de formation (mentionné à l’article L. 6351-1) peut confier des actions de formation à un sous-traitant par contrat et sous sa responsabilité.
• Le contrat de sous-traitance doit être écrit et contenir des mentions obligatoires concernant les missions confiées, le contenu de la formation, les moyens mobilisés, la durée, la période de réalisation et le montant de la prestation.

Les obligations du contrat de sous-traitance

Le contrat de sous-traitance est un document essentiel pour formaliser les relations entre l’organisme de formation et le sous-traitant. Ce contrat doit être écrit et comporter des informations précises afin de garantir la conformité avec les exigences Qualiopi. Voici les principales mentions que le contrat doit inclure :

• Les missions confiées : le contrat doit préciser les actions et missions confiées au sous-traitant. Cela permet de définir clairement les responsabilités de chaque partie et d’éviter toute confusion quant aux tâches à accomplir.
• Le contenu et la sanction de la formation : le contenu de la formation et la manière dont les compétences des apprenants seront évaluées doivent être clairement décrits. Cela inclut les objectifs pédagogiques, les méthodes d’évaluation, et la certification ou attestation délivrée à l’issue de la formation.
• Les moyens mobilisés : les moyens humains, matériels, et pédagogiques mis en œuvre par le sous-traitant doivent être spécifiés. Cela garantit que le sous-traitant dispose des ressources nécessaires pour assurer une formation de qualité.
• Les conditions de réalisation et de suivi : le contrat doit également préciser les modalités pratiques de la formation, telles que le lieu, les horaires, et les méthodes de suivi des apprenants.
• La durée et la période de réalisation : la durée de la formation et la période pendant laquelle elle doit être réalisée doivent être mentionnées. Cela permet d’organiser le suivi administratif et d’assurer le respect des engagements pris.
• Le montant de la prestation : enfin, le contrat doit inclure le coût de la prestation fournie par le sous-traitant. Cette transparence est essentielle pour garantir une relation de confiance entre les parties et pour assurer la traçabilité financière des actions de formation.

La vérification des indicateurs Qualiopi pour les sous-traitants

Lors de la certification Qualiopi, les actions de formation sous-traitées sont également vérifiées par l’organisme certificateur. La vérification des indicateurs Qualiopi pour les sous-traitants se fait en fonction des missions confiées par l’organisme principal. Les indicateurs applicables dépendent des prestations fournies par le sous-traitant et doivent être conformes aux exigences de la norme Qualiopi.

Application des indicateurs aux actions sous-traitées

Les indicateurs Qualiopi sont appliqués aux prestations sous-traitées selon le degré de précision des missions qui ont été confiées au sous-traitant. Par exemple :

• Si les missions confiées au sous-traitant sont très spécifiques (par exemple, la mise à disposition d’un formateur expert pour une session précise), les indicateurs applicables seront ceux liés à la compétence pédagogique et à la qualité des interventions.
• En revanche, si les missions confiées sont plus larges et impliquent une gestion plus complète de l’action de formation, tous les indicateurs de la certification Qualiopi pourraient être vérifiés.

Lors de l’audit Qualiopi, l’organisme certificateur vérifiera la conformité des prestations sous-traitées par rapport aux indicateurs applicables. En l’absence de contrat ou si le contrat est insuffisamment précis, l’organisme certificateur procédera à la vérification de l’ensemble des indicateurs applicables à la catégorie d’action concernée. Cela peut entraîner des non-conformités, voire une suspension de la certification.

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Sous-traitance et obligations du prestataire principal

Même en cas de sous-traitance, l’organisme de formation principal reste entièrement responsable de la qualité des actions de formation dispensées. Cela signifie qu’il doit s’assurer que les prestations sous-traitées respectent les exigences Qualiopi et que les indicateurs sont bien appliqués. Voici quelques obligations clés du prestataire principal :

1. Choisir un sous-traitant compétent

Le choix du sous-traitant est crucial. Le prestataire principal doit s’assurer que le sous-traitant dispose des compétences et des qualifications nécessaires pour dispenser la formation. Cela inclut des compétences pédagogiques, une expertise dans le domaine enseigné, ainsi que la capacité à respecter les critères qualité de la certification Qualiopi.

2. Suivre et évaluer les prestations sous-traitées

Le prestataire principal doit mettre en place des outils pour suivre et évaluer la qualité des prestations sous-traitées. Cela peut inclure des questionnaires de satisfaction des apprenants, des audits internes, ou des réunions régulières avec le sous-traitant pour vérifier que les objectifs pédagogiques sont bien atteints.

3. Documenter les actions de sous-traitance

Il est essentiel de documenter toutes les actions de sous-traitance, notamment en conservant les contrats, les bilans de formation, et les évaluations des apprenants. Ces documents seront indispensables lors de l’audit Qualiopi pour prouver la conformité des prestations.

Bonnes pratiques pour une sous-traitance réussie

Pour garantir une sous-traitance conforme et efficace dans le cadre de Qualiopi, voici quelques bonnes pratiques à adopter :

• Élaborer des contrats clairs et complets : comme nous l’avons vu, le contrat de sous-traitance est un élément essentiel de la conformité Qualiopi. Il doit être suffisamment précis pour éviter toute ambiguïté et couvrir tous les aspects de l’action sous-traitée.
• Collaborer avec des sous-traitants de confiance : le choix du sous-traitant doit se baser sur des critères de compétence et de fiabilité. Travailler avec des prestataires que vous connaissez bien, avec lesquels vous avez déjà collaboré, est souvent une garantie de qualité.
• Former le sous-traitant aux exigences Qualiopi : assurez-vous que votre sous-traitant connaît les exigences de la certification Qualiopi. Vous pouvez même organiser une session de formation ou de sensibilisation pour lui expliquer les indicateurs spécifiques qui s’appliquent à ses prestations.
• Prévoir des outils de suivi et d’évaluation : pour garantir la qualité des prestations sous-traitées, mettez en place des outils de suivi, comme des fiches d’évaluation, des audits réguliers, et des réunions de suivi. Ces outils vous permettront de vous assurer que les prestations respectent les critères qualité.
• Communiquer efficacement : maintenir une communication régulière avec le sous-traitant est crucial. Cela permet de clarifier les attentes, de résoudre rapidement les problèmes, et d’assurer que la formation est dispensée selon les standards définis.

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Conclusion

La sous-traitance dans le cadre de la certification Qualiopi est une pratique courante, mais qui nécessite une vigilance accrue pour respecter les exigences de qualité imposées par la loi. Le recours à un sous-traitant implique une responsabilité partagée entre le prestataire principal et le sous-traitant, et chaque acteur doit connaître ses obligations pour garantir une formation de qualité, conforme aux standards Qualiopi.

En tant qu’organisme de formation ou formateur indépendant, la sous-traitance peut être une excellente opportunité pour élargir votre offre ou faire face à une demande croissante, à condition de respecter le cadre réglementaire et de veiller à la qualité des prestations. En suivant les bonnes pratiques et en respectant les obligations légales, vous pourrez recourir à la sous-traitance de manière efficace tout en restant en conformité avec Qualiopi.

Si vous souhaitez vous lancer dans la sous-traitance ou simplement vous assurer de la conformité de votre organisme de formation, des ressources comme les packs de documents personnalisables de Certiforma peuvent vous aider à formaliser vos démarches et à mettre en place des processus adaptés aux exigences de la certification Qualiopi.

FAQ : la sous-traitance Qualiopi

Que dit le décret sous-traitance applicable depuis 2024 ?

Le décret du 28 décembre 2023, applicable depuis le 1er avril 2024, encadre la sous-traitance des actions financées par le CPF : plafonnement de la part d’activité sous-traitée, interdiction de la sous-traitance en cascade, obligations de vérification du donneur d’ordre (dont la certification des sous-traitants au-delà des seuils). Les règles détaillées section par section ci-dessus intègrent ce cadre ; si vous lisez encore des contenus « sous-traitance Qualiopi 2023 », vérifiez qu’ils ont été mis à jour depuis ce décret.

Le sous-traitant doit-il être certifié Qualiopi ?

Non, le sous-traitant n’a pas besoin d’être certifié Qualiopi : c’est l’organisme donneur d’ordre, certifié et titulaire du Numéro de Déclaration d’Activité, qui reste responsable de la qualité et porte la certification. En revanche, depuis la loi du 19 décembre 2022, le sous-traitant doit lui aussi être déclaré comme prestataire de formation (article L.6351-1). Le donneur d’ordre devra prouver à l’auditeur qu’il pilote et contrôle réellement les prestations sous-traitées.

Un contrat de sous-traitance écrit est-il obligatoire ?

Oui, le contrat écrit est obligatoire et c’est l’un des premiers documents que l’auditeur Qualiopi vérifie. Il doit mentionner les missions confiées, le contenu et la sanction de la formation, les moyens mobilisés, la durée, la période de réalisation et le montant de la prestation. Un simple bon de commande ou un accord verbal ne suffit pas et vous expose à une non-conformité.

Peut-on sous-traiter une formation financée par le CPF ?

Oui, mais le cadre est strict pour lutter contre la fraude au CPF. Le donneur d’ordre certifié reste seul responsable vis-à-vis de la Caisse des Dépôts et doit conserver toutes les preuves d’exécution. La cascade de sous-traitance (un sous-traitant qui re-sous-traite) est interdite sur les actions financées par le CPF : vous ne pouvez pas déléguer à un prestataire qui déléguera lui-même.

Comment l’auditeur Qualiopi contrôle-t-il la sous-traitance ?

L’auditeur vérifie l’indicateur 27 du Référentiel National Qualité : il demande le contrat de sous-traitance, les preuves de sélection et d’évaluation du sous-traitant, et le suivi de la prestation. Préparez une procédure écrite décrivant comment vous choisissez vos sous-traitants et comment vous mesurez leur qualité (retours apprenants, bilans). Tracez chaque étape, car l’absence de suivi est l’une des causes fréquentes de non-conformité.

Quelle différence entre sous-traitance et portage salarial ou co-traitance ?

En sous-traitance, votre organisme délègue tout ou partie de l’action à un prestataire indépendant, sous votre responsabilité et votre certification. En co-traitance, plusieurs organismes interviennent à parts égales, chacun facturant sa part et restant responsable de la sienne. Le choix a un impact direct sur la facturation, la responsabilité et les preuves à fournir lors de l’audit : clarifiez le statut avant de signer.

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