Votre organisme de formation tourne bien et vous voulez vous positionner sur l’apprentissage. Bonne nouvelle : depuis la loi de 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, n’importe quel organisme de formation peut devenir CFA, sans agrément régional préalable comme c’était le cas avant. Mauvaise nouvelle : beaucoup confondent le statut de CFA avec une simple case à cocher, alors qu’il s’agit d’un changement de fond qui implique des obligations renforcées, Qualiopi sur une mention spécifique, et un modèle économique différent. Cet article vous explique précisément ce que signifie devenir CFA, les conditions à remplir et les pièges à éviter.

Le retour d’expérience de Maxime

Fondateur de Certiforma

« Le piège classique, c’est de croire que devenir CFA, c’est juste rajouter une ligne sur son numéro de déclaration. Je vois des organismes qui se lancent dans l’apprentissage sans avoir anticipé la lourdeur administrative : le conseil de perfectionnement, le médiateur, la compta analytique par certification, le suivi en entreprise. Quand l’audit Qualiopi mention apprentissage arrive, ils découvrent une dizaine d’indicateurs supplémentaires qu’ils n’avaient pas vus venir.

Le bon réflexe : traitez le passage en CFA comme un vrai projet d’entreprise, pas comme une formalité. Vérifiez d’abord que vos formations s’adossent à une certification RNCP accessible par apprentissage, puis listez toutes les obligations CFA avant de déposer votre demande de mention. Et surtout, calculez votre modèle au coût contrat publié par France compétences avant de signer le moindre contrat d’apprentissage. Beaucoup déchantent quand ils réalisent que le coût contrat ne couvre pas toujours leurs frais réels. »

CFA : de quoi parle-t-on exactement ?

Un CFA, centre de formation d’apprentis, est un organisme de formation qui dispense des enseignements en alternance dans le cadre de contrats d’apprentissage. L’apprenti partage son temps entre l’entreprise et le CFA pour préparer un diplôme ou un titre à finalité professionnelle.

Avant la réforme de 2018, ouvrir un CFA supposait une convention avec la région et un nombre de places limité. La loi Avenir professionnel a libéralisé le marché : aujourd’hui, tout organisme de formation déclaré peut créer une activité d’apprentissage, à condition de remplir les exigences qualité et les obligations spécifiques aux CFA.

CFA d’entreprise, CFA classique : quelles différences ?

• Le CFA classique accueille des apprentis de différentes entreprises pour préparer un même diplôme.
• Le CFA d’entreprise est créé par une entreprise ou un groupe pour former ses propres apprentis.
• Dans les deux cas, les obligations qualité et réglementaires sont identiques.

Qualiopi CFA : la mention apprentissage est obligatoire

Pour exercer une activité d’apprentissage et accéder aux financements, votre certification Qualiopi doit porter la mention spécifique « actions de formation par apprentissage ». Une certification Qualiopi sur les seules actions de formation classiques ne suffit pas.

Cette mention apprentissage ajoute des exigences supplémentaires au Référentiel national qualité, en plus des 32 indicateurs Qualiopi communs. L’audit vérifie notamment des indicateurs spécifiques sur l’accompagnement des apprentis, la prévention des ruptures de contrat et le lien avec l’entreprise.

Les obligations renforcées du CFA

• Désigner un référent handicap chargé de l’accueil et de l’accompagnement des apprentis en situation de handicap.
• Nommer un médiateur pour les conflits entre l’apprenti, l’employeur et le CFA.
• Mettre en place un conseil de perfectionnement associant employeurs, apprentis et formateurs.
• Tenir une comptabilité analytique permettant d’identifier les coûts par certification préparée.
• Accompagner l’apprenti dans ses démarches et assurer un suivi en entreprise.

Si vous accompagnez déjà votre démarche qualité, notre page sur l’accompagnement Qualiopi vous aide à préparer l’audit, mention apprentissage incluse.

Lire aussi : Comment devenir organisme de formation agréé ? →

Les étapes pour transformer votre organisme en CFA

Le passage en CFA s’organise en plusieurs phases. Mieux vaut les anticiper que les découvrir au fil de l’eau.

Étape 1 : vérifier l’éligibilité de vos formations

L’apprentissage prépare à des diplômes et titres enregistrés au RNCP accessibles par cette voie. Assurez vous que vos formations peuvent s’adosser à de telles certifications, en propre ou via un partenariat avec un certificateur.

Étape 2 : actualiser votre déclaration d’activité

Vous déclarez votre activité d’apprentissage auprès de la DREETS. Cette mise à jour de votre numéro de déclaration officialise votre nouvelle activité.

Étape 3 : obtenir Qualiopi mention apprentissage

Vous passez l’audit Qualiopi sur la mention « actions de formation par apprentissage » auprès d’un organisme certificateur accrédité. C’est la clé d’accès aux financements de l’apprentissage.

Étape 4 : structurer le financement au coût contrat

Le financement d’un contrat d’apprentissage est versé par l’OPCO de l’entreprise, au coût contrat fixé par France compétences pour chaque certification. Vérifiez ce montant avant de vous engager : il conditionne tout votre modèle économique.

Combien coûte et combien rapporte le passage en CFA ?

Devenir CFA suppose des coûts de mise en conformité : préparation à l’audit Qualiopi mention apprentissage, structuration administrative, outils de suivi. En face, chaque apprenti génère un financement au coût contrat versé par l’OPCO, complété parfois par des aides à l’embauche pour l’employeur.

Le point de vigilance reste le coût contrat. Pour certaines certifications, il couvre largement les frais pédagogiques. Pour d’autres, il est plus serré et impose de mutualiser ou d’optimiser l’organisation des sessions. C’est pourquoi nous recommandons toujours de bâtir un prévisionnel certification par certification avant de se lancer dans l’apprentissage.

Les erreurs de modèle à éviter

• Sous estimer le suivi en entreprise : l’accompagnement de l’apprenti et le lien avec le maître d’apprentissage prennent du temps non facturé directement.
• Négliger le risque de rupture : une rupture de contrat d’apprentissage impacte directement le financement perçu.
• Confondre coût contrat et chiffre d’affaires net : le coût contrat finance la formation, pas votre marge brute. Raisonnez toujours en coûts complets.

Si vous partez de zéro côté structure, prenez le temps de poser des bases solides. Notre guide pour créer un organisme de formation reste un bon point de départ avant d’ajouter l’activité d’apprentissage.

Lire aussi : Convention collective des organismes de formation (IDCC 1516) : le guide employeur →

Questions fréquentes

Ouvrir un centre de formation : par quoi commencer avant de penser CFA ?

Beaucoup de porteurs de projet cherchent comment ouvrir un centre de formation en imaginant d’emblée un CFA. Dans les faits, ouvrir un centre de formation classique et devenir CFA sont deux étapes distinctes. La base, commune à tous les projets, tient en quatre démarches : créer une structure juridique (micro-entreprise, EURL, SASU ou association), réaliser une première action de formation, déposer votre déclaration d’activité auprès de la DREETS pour obtenir le NDA, puis structurer votre offre et vos process qualité. À ce stade, vous êtes un organisme de formation à part entière, sans avoir besoin du statut CFA.

Le passage en CFA ne devient pertinent que si vous visez spécifiquement le marché de l’apprentissage. Si votre projet est de former des salariés, des demandeurs d’emploi ou des indépendants, le statut d’organisme de formation classique suffit, et il s’obtient beaucoup plus vite. Nous détaillons tout le parcours de création dans notre accompagnement devenir organisme de formation.

Lire aussi : Code NAF / APE du formateur (8559A) : ce qu’il faut savoir →

Maxime Pélerin

J’accompagne les formateurs et entrepreneurs qui créent leur organisme de formation, de la déclaration d’activité à la certification Qualiopi. Plus de 1 300 accompagnés depuis 2020.

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