Julien avait quinze ans de logistique derrière lui, une idée précise de ce qu’il voulait transmettre, et aucune envie de passer six mois dans l’administratif. Quatre-vingt-dix jours après le premier appel de cadrage, son organisme était déclaré, certifié Qualiopi, visible en ligne, et deux conventions étaient signées. Voici le déroulé réel de ces 90 jours, semaine par semaine.
Semaines 1 et 2 : le cadrage qui a tout changé
Julien arrivait avec une idée large : « former à la logistique ». Le premier travail n’a pas été administratif mais stratégique. Deux sessions de cadrage ont resserré le projet : cible PME de 20 à 100 salariés avec entrepôt en propre, deux offres seulement (optimisation des flux en 2 jours, sécurité et gestes en entrepôt en 1 jour), un tarif journalier à 950 euros justifié par son vécu opérationnel. Ce resserrement a déterminé tout le reste : les programmes, le site, le discours commercial.
Sans ce cadrage, Julien serait parti, comme beaucoup, sur un catalogue de huit formations génériques que personne n’achète. C’est exactement le piège décrit dans notre module sur l’offre qui se vend.
Semaines 3 à 6 : les fondations, en parallèle et sans lui
Pendant que Julien affinait ses contenus de formation, la mécanique administrative tournait sans lui. Le dossier de déclaration d’activité est parti en semaine 3 : programmes au format attendu, première convention rédigée pour son contact le plus chaud, pièces vérifiées. Le NDA est tombé au premier dépôt, 26 jours plus tard.
Le dossier Qualiopi s’est construit en parallèle dans Formiva, sans attendre le numéro : processus documentés au fil de l’eau, preuves rattachées indicateur par indicateur, trois heures de coaching réparties sur les moments clés. L’audit initial, réservé dès la semaine 4 pour bloquer une date, s’est tenu en semaine 10.
Semaines 5 à 9 : le site et la machine à trouver des clients
Un organisme invisible ne vend pas. Le site de Julien est sorti en semaine 7 : cinq pages orientées conversion (accueil, deux pages offre, à propos, contact), les preuves mises en avant, un formulaire de demande de devis, la fiche Google Business configurée. Pas un site vitrine de plus : chaque page répond à une question que se pose un dirigeant de PME logistique.
En parallèle, la machine de prospection s’est montée : une liste de 80 PME cibles dans sa région, une séquence de prise de contact LinkedIn et email adossée à son expérience terrain, et un document de présentation qui parle résultats (taux de service, accidents évités) plutôt que pédagogie. Ses deux contacts initiaux ont reçu leur proposition dès la semaine 5, avant même la certification : l’un a signé pour septembre, l’autre a demandé un financement OPCO.
Semaine 10 à 13 : certification et premiers contrats
L’audit initial s’est déroulé sans non-conformité majeure : deux observations mineures, corrigées dans la foulée dans Formiva. La certification a ouvert l’accès aux financements, et le dossier OPCO du second client est passé. À J+90 : un organisme déclaré, certifié, exonéré de TVA (le dossier d’exonération a été monté en semaine 8), un site en ligne qui génère des demandes, deux conventions signées et un pipeline de six prospects tièdes.
- 4 à 6 mois au lieu de 90 jours, en apprenant chaque brique sur le tas
- Un site vitrine à 2 000 euros et plus, rarement pensé pour convertir
- Un accompagnement Qualiopi seul facturé 1 500 à 3 500 euros ailleurs
- Le risque du premier dépôt NDA refusé : 4 à 8 semaines de perdues
- Et le coût invisible : des semaines sans prospecter, donc sans revenus
Créer un organisme de formation n’est pas une suite de formalités, c’est un lancement d’activité. L’administratif (NDA, Qualiopi) ne vaut que s’il est adossé à une offre resserrée et à une machine commerciale qui tourne dès le premier jour. Les trois chantiers doivent avancer en parallèle, pas l’un après l’autre.
Comment le reproduire chez vous
- Resserrez votre offre avant tout : une cible précise, deux produits maximum au lancement, un prix assumé
- Ne séquencez pas : NDA, Qualiopi, site et prospection se construisent en parallèle, pas en série
- Réservez la date d’audit tôt : une échéance réelle fait avancer un dossier plus vite que la volonté
- Prospectez avant d’être « prêt » : vos premiers clients peuvent signer pendant la certification
- Ou déléguez l’ensemble : c’est exactement le périmètre de l’accompagnement Création d’organisme : cadrage, NDA, Qualiopi, site, prospection et TVA, en 90 jours
Situation composite inspirée d’accompagnements réels menés par Certiforma. Le prénom et les détails permettant une identification ont été modifiés ; les mécanismes, les délais et les ordres de grandeur sont authentiques.
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