Vous préparez votre certification et vous cherchez à comprendre précisément ce que l’auditeur va contrôler ? Les critères Qualiopi sont définis par le Référentiel National Qualité (RNQ) : 7 critères, déclinés en 32 indicateurs, qui couvrent l’ensemble du parcours de formation, de l’information du public jusqu’à l’amélioration continue de votre organisme.

Dans cet article, nous passons en revue chacun des 7 critères Qualiopi : ce qu’il signifie concrètement, les indicateurs qui s’y rattachent et les preuves que vous devrez présenter le jour de l’audit. L’objectif : que vous sachiez exactement où mettre vos efforts pour décrocher la certification du premier coup, sans non-conformité majeure.

Qu’est-ce que le Référentiel National Qualité (RNQ) ?

Le Référentiel National Qualité est le socle officiel sur lequel repose la certification Qualiopi. Issu du décret du 6 juin 2019, il s’impose à tout prestataire d’actions concourant au développement des compétences (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage) qui souhaite bénéficier de financements publics ou mutualisés : CPF, OPCO, France Travail, Région, État. Sans Qualiopi, pas d’accès à ces fonds.

Le référentiel est structuré en 7 critères qualité, eux-mêmes découpés en 32 indicateurs. Tous les indicateurs ne s’appliquent pas à tout le monde : 22 sont communs à l’ensemble des prestataires, et les autres dépendent de votre catégorie d’action (formation par apprentissage, par exemple, ajoute des indicateurs spécifiques). Pour une vue d’ensemble du dispositif, consultez notre dossier tout savoir sur Qualiopi.

Bon à savoir : le référentiel évolue. La version 9 du Guide de lecture précise les attendus de certains indicateurs et la nature des preuves acceptées. Travailler sur une version à jour vous évite de constituer un dossier sur des exigences obsolètes.

Critère 1 : l’information du public

Le premier critère porte sur les conditions d’information du public sur vos prestations, leurs délais d’accès et les résultats obtenus. Concrètement, l’auditeur vérifie que votre futur stagiaire dispose de toutes les informations utiles avant de s’engager.

Les indicateurs 1, 2 et 3 exigent que vous diffusiez, pour chaque action, des informations précises et vérifiables : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, méthodes mobilisées, modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes en situation de handicap, ainsi que des indicateurs de résultats (taux de satisfaction, de réussite, d’abandon).

• Programmes de formation détaillés (site web, catalogue, fiches PDF)
• Mentions des délais d’accès entre la demande et l’entrée en formation
• Taux de satisfaction et résultats publiés, mis à jour régulièrement
• Pour les actions certifiantes : taux d’obtention de la certification visée

Lire aussi : Les 32 indicateurs Qualiopi : la liste complète à télécharger →

Critère 2 : l’identification précise des objectifs et l’adaptation

Ce critère couvre l’identification des objectifs des prestations et l’adaptation aux publics bénéficiaires lors de la conception. C’est le cœur de votre ingénierie pédagogique : montrer que vos formations sont construites à partir d’objectifs clairs et d’une analyse des besoins.

Les indicateurs 4 à 8 vérifient que vous analysez le besoin du bénéficiaire (et de l’entreprise quand il y en a une), que vos objectifs sont définis de façon opérationnelle et évaluable, que les contenus sont adaptés au niveau et au contexte, et que vous prévoyez des modalités d’évaluation des acquis. Pour les actions de formation, l’indicateur 8 impose un positionnement à l’entrée.

• Analyse du besoin (questionnaire préalable, entretien, audit en entreprise)
• Objectifs pédagogiques formulés en termes de compétences évaluables
• Tests ou entretiens de positionnement à l’entrée en formation
• Modalités d’évaluation des acquis décrites et tracées

Critère 3 : l’adaptation des prestations et de l’accompagnement

Le critère 3 concerne l’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation. Là où le critère 2 traite de la conception, le critère 3 traite de la mise en œuvre concrète et du suivi du bénéficiaire tout au long de son parcours.

Les indicateurs 9 à 16 sont nombreux et structurants. Ils couvrent l’information sur les conditions de déroulement, l’adéquation des moyens (humains, techniques, pédagogiques), la coordination des intervenants, le suivi de l’assiduité et de la progression, ainsi que l’accompagnement spécifique des publics fragilisés. C’est souvent sur ce critère que se concentrent les remarques d’audit, car il exige une traçabilité fine.

• Feuilles d’émargement, attestations de présence, suivi de connexion (FOAD)
• Supports pédagogiques et ressources mis à disposition des apprenants
• Évaluations en cours de formation et bilans de fin de parcours
• Comptes rendus de suivi individuel et gestion des aléas (abandon, absence)

Une grande partie de ces preuves se génère au fil des sessions. Centraliser émargements, évaluations et suivis dans une plateforme comme Formiva évite la reconstitution de dossier en urgence la veille de l’audit.

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Critère 4 : les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement

Le quatrième critère vérifie l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre. Il s’agit de prouver que vous mobilisez les ressources adaptées : locaux, matériel, plateformes, mais aussi les bons intervenants.

Les indicateurs 17 à 20 portent sur les moyens humains et techniques mis à disposition, la coordination pédagogique, et la mise à disposition de ressources pédagogiques. Pour les formations à distance, l’auditeur sera attentif à l’environnement technique et à l’assistance proposée aux apprenants.

• Description des locaux, équipements et plateformes utilisées
• CV et qualifications des formateurs et intervenants
• Ressources pédagogiques accessibles aux apprenants
• Modalités d’assistance technique et pédagogique (notamment en FOAD)

Critère 5 : la qualification et le développement des compétences du personnel

Ce critère vérifie la qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations. Pour un formateur indépendant comme pour une structure, il faut démontrer que les intervenants sont compétents et qu’ils entretiennent leurs compétences.

Les indicateurs 21 et 22 portent sur la détermination et l’entretien des compétences requises. Vous devez pouvoir justifier, pour chaque intervenant, des compétences mobilisées (diplômes, expérience professionnelle, certifications) et des actions de développement professionnel suivies (formations, veille, participation à des événements métier).

• CV, diplômes, certifications et attestations d’expérience des intervenants
• Plan de développement des compétences des formateurs
• Justificatifs de formation continue, de veille ou de participation à des colloques
• Fiches de poste ou contrats précisant le périmètre d’intervention

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Critère 6 : l’inscription dans l’environnement professionnel

Le critère 6 évalue l’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel. Autrement dit : votre organisme est-il connecté à son secteur, à l’évolution des métiers, des compétences et des réglementations qui le concernent ?

Les indicateurs 23 à 26 vérifient votre veille légale et réglementaire, votre veille sur les compétences et les métiers, votre veille sur les innovations pédagogiques et technologiques, ainsi que la mobilisation de réseaux de partenaires (financeurs, prescripteurs, entreprises, branches professionnelles). L’enjeu est de prouver que vous ne travaillez pas en vase clos.

• Sources de veille identifiées (newsletters, sites officiels, abonnements)
• Synthèses de veille datées et exploitées concrètement
• Partenariats, conventions et appartenance à des réseaux professionnels
• Mises à jour des contenus suite à une évolution réglementaire

Critère 7 : le recueil et la prise en compte des appréciations et réclamations

Le septième et dernier critère porte sur le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes. C’est le critère de l’amélioration continue, et il est souvent sous-estimé alors qu’il conditionne toute la logique qualité de votre organisme.

Les indicateurs 30, 31 et 32 vérifient que vous recueillez les appréciations des bénéficiaires, financeurs et formateurs, que vous traitez les réclamations, difficultés et aléas, et que vous mettez en place des mesures d’amélioration en exploitant ces retours. Il ne suffit pas de collecter des questionnaires : il faut prouver que vous les analysez et que vous agissez.

• Questionnaires de satisfaction à chaud et, idéalement, à froid
• Procédure de traitement des réclamations et registre associé
• Tableau de bord des appréciations et des indicateurs de résultats
• Plan d’actions d’amélioration découlant des retours recueillis

Comment l’audit Qualiopi évalue ces critères

L’audit Qualiopi est réalisé par un organisme certificateur accrédité par le Cofrac. L’auditeur passe en revue chaque indicateur applicable à votre activité et confronte vos pratiques aux preuves que vous présentez. Deux types d’écarts peuvent être relevés :

• La non-conformité mineure : un écart limité qui n’empêche pas la certification, mais qui devra être corrigé et vérifié lors de l’audit suivant.
• La non-conformité majeure : un manquement significatif sur un indicateur. Elle bloque la certification tant que vous n’avez pas apporté la preuve de sa correction, généralement sous un délai de quelques mois.

Le cycle de certification dure 3 ans. Après l’audit initial, un audit de surveillance intervient entre le 14e et le 22e mois pour vérifier que vous maintenez vos pratiques, puis un audit de renouvellement clôt le cycle. La durée d’un audit varie selon votre chiffre d’affaires et le nombre de catégories d’actions, mais comptez le plus souvent entre 1 et 2 jours pour l’audit initial.

Côté budget, le coût d’un audit initial se situe fréquemment entre 1 000 et 2 000 € HT pour un petit organisme, hors accompagnement à la préparation. Si vous souhaitez sécuriser votre passage, notre accompagnement Qualiopi vous aide à construire votre dossier de preuves indicateur par indicateur et à vous préparer à l’entretien d’audit.

Par où commencer pour réussir vos critères Qualiopi

La meilleure approche consiste à traiter le référentiel comme une check-list vivante plutôt que comme une formalité de dernière minute. Voici une méthode en quelques étapes pour aborder sereinement les critères Qualiopi.

• Identifiez vos indicateurs applicables. Selon vos catégories d’action, vous ne serez pas concerné par les 32 indicateurs. Faites le tri en amont.
• Constituez un dossier de preuves structuré. Un classeur (physique ou numérique) avec un onglet par indicateur facilite énormément l’audit.
• Tracez tout au fil de l’eau. Émargements, évaluations, questionnaires, veille : ce qui n’est pas tracé n’existe pas pour l’auditeur.
• Réalisez un audit blanc. Une simulation quelques semaines avant l’audit réel révèle les indicateurs fragiles pendant qu’il est encore temps de corriger.

Pour aller plus loin sur les questions concrètes que se posent la plupart des organismes, notre FAQ Qualiopi répond aux interrogations les plus fréquentes sur les preuves, les délais et le maintien de la certification.

FAQ : critères qualiopi

Combien y a-t-il de critères Qualiopi ?

Le Référentiel National Qualité compte 7 critères, déclinés en 32 indicateurs au total. Parmi ces indicateurs, 22 sont communs à tous les prestataires ; les autres s’appliquent selon votre catégorie d’action (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage).

Quel est le critère Qualiopi le plus difficile à valider ?

Le critère 3, sur l’adaptation et le suivi des prestations, concentre le plus d’indicateurs et exige une traçabilité fine de chaque session. Le critère 6 (veille) et le critère 7 (amélioration continue) sont aussi souvent négligés, car ils demandent une démarche régulière et documentée plutôt qu’un simple document.

Quelles preuves faut-il fournir pour chaque critère ?

Chaque indicateur attend une ou plusieurs preuves concrètes : programmes détaillés, analyses de besoin, émargements, évaluations, CV des formateurs, synthèses de veille, questionnaires de satisfaction, registre des réclamations. Le guide de lecture du RNQ précise, indicateur par indicateur, les éléments attendus et leur niveau d’exigence.

Une non-conformité majeure empêche-t-elle d’obtenir Qualiopi ?

Oui. Une non-conformité majeure bloque la délivrance du certificat tant qu’elle n’est pas levée. Vous disposez généralement de quelques mois pour apporter la preuve de sa correction à l’organisme certificateur. Une non-conformité mineure, elle, n’empêche pas la certification mais devra être corrigée pour l’audit de surveillance.

Les critères Qualiopi sont-ils les mêmes pour un formateur indépendant ?

Oui, les 7 critères du RNQ s’appliquent quelle que soit la taille de la structure, y compris pour un formateur indépendant en micro-entreprise. La différence se situe dans le volume de preuves attendu, qui reste proportionné à votre activité : un indépendant n’aura pas le même dossier qu’un organisme de plusieurs salariés, mais devra couvrir les mêmes indicateurs applicables.

Qu’est-ce que le référentiel Qualiopi V9 ?

« V9 » désigne la neuvième version du guide de lecture du Référentiel National Qualité, le document officiel qui précise, indicateur par indicateur, le niveau attendu et les preuves acceptées à l’audit. Les 7 critères et 32 indicateurs ne changent pas d’une version à l’autre ; les exigences de détail, si. Voir notre décryptage du guide de lecture Qualiopi.

Le référentiel Qualiopi a-t-il changé en 2024 ?

Le socle réglementaire (décret de 2019, 7 critères, 32 indicateurs) est resté stable en 2024 ; ce sont les versions successives du guide de lecture qui ont affiné les attendus, notamment sur la sous-traitance et la formation à distance. Le bon réflexe avant un audit : télécharger la version en vigueur sur le site du ministère et vérifier les nouveautés depuis votre dernière lecture.

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