La certification Qualiopi est essentielle pour garantir la qualité des formations et accéder aux financements publics. Vous trouverez dans cette page tout ce dont vous devez savoir avant de vous lancer dans la préparation à l’obtention de cette certification.

Une fois la certification obtenue, vous pourrez télécharger le logo Qualiopi (PNG).

Le retour d’expérience de Maxime

Fondateur de Certiforma

« Tout savoir sur Qualiopi, c’est le genre de promesse qui peut vous paralyser. Je vois des gens vouloir tout comprendre du référentiel, des 32 indicateurs, des spécificités par catégorie, avant de bouger le petit doigt. Ils accumulent les guides, les webinaires, les fichiers, et ils n’avancent pas. La certification devient une montagne théorique alors que dans les faits, c’est surtout une question d’organisation et de preuves.

Mon conseil, c’est de ne pas confondre savoir et faire. Qualiopi ne se comprend pas en lisant, il se comprend en construisant votre système, vos process, vos modèles de documents, votre façon de tracer chaque étape. Commencez par poser vos pratiques réelles, puis vérifiez qu’elles répondent aux indicateurs, et là tout s’éclaire. L’audit ne teste pas vos connaissances du référentiel, il vérifie que vous faites vraiment ce que vous dites. Partez du concret, le reste suit. »

Formiva centralise vos preuves et pilote votre conformité Qualiopi en continu, pour aborder l’audit sereinement.

Pour préparer votre dossier plus facilement, découvrez notre kit Qualiopi.

Pour aller plus loin, consultez notre guide détaillé sur les indicateurs Qualiopi à respecter.

Pour visualiser concrètement les preuves attendues, consultez notre exemple de dossier Qualiopi en PDF.

Avant de vous lancer, découvrez comment se déroule concrètement l’audit Qualiopi initial.

Une fois certifié, vous devrez préparer votre audit de surveillance Qualiopi.

Vous découvrirez aussi les différents indicateurs Qualiopi et les critères à respecter pour réussir votre certification. Nous détaillons chaque étape du processus, de l’audit initial au renouvellement, et expliquons comment utiliser le logo Qualiopi après l’obtention.

Enfin, des articles spécifiques vous permettent d’aller plus loin sur des sujets comme le référent handicap ou la veille Qualiopi.

Pour bien préparer votre certification, découvrez aussi le rôle du référent handicap Qualiopi.

Le cycle de vie de la certification et la gestion des non-conformités

Obtenir Qualiopi n’est pas un aboutissement mais le début d’un cycle de trois ans qu’il faut piloter dans la durée. Comprendre ce cycle de vie évite les mauvaises surprises et permet d’anticiper les échéances plutôt que de les subir. La certification est délivrée pour une durée maximale de trois ans, ponctuée par un audit de surveillance, puis renouvelée à l’issue d’un audit de renouvellement si le prestataire souhaite conserver l’accès aux financements publics et mutualisés.

Lors de chaque audit, l’auditeur peut relever deux types d’écarts. La non-conformité mineure correspond à un manquement ponctuel qui n’empêche pas la délivrance de la certification, mais qui doit être corrigé dans un délai donné, avec présentation d’un plan d’action et des preuves de mise en oeuvre. La non-conformité majeure, plus lourde, traduit l’absence d’un processus ou un manquement systémique à un critère ; elle bloque la certification tant qu’elle n’est pas levée.

Que se passe-t-il en cas de non-conformité ?

• Pour une non-conformité mineure constatée lors de l’audit initial, le prestataire dispose d’un délai pour transmettre les preuves de correction avant la décision finale de l’organisme certificateur.
• Une non-conformité majeure doit être levée dans un délai encadré, faute de quoi la certification n’est pas accordée ou peut être suspendue.
• En cas de surveillance, un écart non corrigé peut conduire à la suspension, puis au retrait de la certification, avec une perte immédiate d’éligibilité aux fonds publics.

Au-delà des audits, le maintien de la certification repose sur une logique d’amélioration continue. Le référentiel attend que le prestataire fasse vivre son système qualité entre deux audits : traitement des réclamations, recueil et analyse de la satisfaction, veille réglementaire et pédagogique, mise à jour des supports. C’est précisément ce travail de fond, et non un effort ponctuel à l’approche de l’audit, qui sécurise le renouvellement.

Anticiper le calendrier est donc essentiel. Notez les dates clés dès l’obtention : fenêtre de l’audit de surveillance, échéance de validité, démarrage anticipé de la préparation au renouvellement. Un prestataire qui considère Qualiopi comme un processus permanent, alimenté tout au long de l’année par des preuves réelles, traverse chaque audit bien plus sereinement que celui qui repart de zéro à chaque échéance.

FAQ : la certification Qualiopi

Lire aussi : Un site Internet est-il obligatoire pour passer Qualiopi ? →

À quoi sert Qualiopi et qui est concerné ?

Qualiopi est la certification qualité nationale qui atteste qu’un prestataire respecte le Référentiel National Qualité. Son objectif : garantir aux financeurs et aux bénéficiaires un niveau de qualité homogène dans les actions de développement des compétences. Elle ne juge pas le contenu pédagogique de vos formations, mais la qualité de vos processus.

Elle concerne tout prestataire qui souhaite faire financer ses prestations par des fonds publics ou mutualisés : actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience (VAE) et actions de formation par apprentissage. Si vous facturez exclusivement en direct, sans financement public, Qualiopi n’est pas obligatoire.

Les 7 critères du référentiel en bref

Le Référentiel National Qualité s’articule autour de 7 critères, déclinés en indicateurs que l’auditeur vérifie un à un :

• Critère 1 : l’information délivrée au public sur les prestations.
• Critère 2 : l’identification précise des objectifs et l’adaptation des prestations aux publics.
• Critère 3 : l’adaptation des modalités d’accueil, de suivi et d’évaluation.
• Critère 4 : l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement.
• Critère 5 : la qualification et le développement des compétences des intervenants.
• Critère 6 : l’inscription dans son environnement professionnel (veille, partenariats, handicap).
• Critère 7 : le recueil et la prise en compte des appréciations et réclamations.

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Le déroulé : de l’audit initial au renouvellement

La certification s’obtient à l’issue d’un audit initial mené par un organisme certificateur accrédité. Une fois délivrée, elle est valable trois ans. Un audit de surveillance intervient en cours de cycle pour vérifier le maintien de la conformité, puis un audit de renouvellement permet de repartir pour un nouveau cycle. Entre ces étapes, l’organisme doit faire vivre ses processus au quotidien et conserver les preuves attendues.

Les erreurs fréquentes à éviter

• Préparer le dossier dans l’urgence quelques jours avant l’audit, au lieu d’intégrer la qualité dans ses pratiques.
• Confondre Qualiopi avec un simple dossier administratif : l’auditeur cherche des preuves concrètes et datées.
• Négliger des critères jugés secondaires comme la veille, le recueil des réclamations ou la prise en compte du handicap.
• Oublier de mettre à jour ses preuves entre l’audit initial et l’audit de surveillance.
• Ne pas tracer les ajustements réalisés à partir des retours des bénéficiaires.

Lire aussi : Accompagnement Qualiopi tarif : combien ça coûte et comment choisir ? →

Maxime Pélerin

J’accompagne les formateurs et entrepreneurs qui créent leur organisme de formation, de la déclaration d’activité à la certification Qualiopi. Plus de 1 300 accompagnés depuis 2020.

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