L’indicateur 13 de la certification Qualiopi est l’un des indicateurs spécifiques du Référentiel National Qualité (RNQ). Il ne concerne pas tous les prestataires : il s’adresse exclusivement aux organismes qui proposent des formations en alternance, c’est-à-dire les centres de formation d’apprentis (CFA) et les organismes de formation accueillant des contrats d’apprentissage ou de professionnalisation. Son objet est clair : garantir que les apprentissages réalisés en centre de formation et ceux réalisés en entreprise se complètent, se coordonnent et progressent de façon logique. Dans cet article, nous détaillons ce que cet indicateur exige précisément, comment vous y conformer concrètement, les preuves attendues lors de l’audit et les erreurs qui mènent à une non-conformité.

Présentation de l’indicateur 13 de la certification Qualiopi

L’indicateur 13 s’inscrit dans le critère 2 du référentiel Qualiopi, consacré à l’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations. Il vise spécifiquement les formations en alternance et impose une collaboration tripartite étroite entre trois acteurs : le prestataire de formation, l’entreprise d’accueil et l’apprenant. L’idée centrale est que les missions confiées à l’apprenant en entreprise soient anticipées à court, moyen et long terme, et que la formation théorique dispensée au centre vienne nourrir et préparer ce qui sera mis en pratique sur le terrain.

En d’autres termes, pour les parcours qui alternent cours au centre et travail en entreprise, cet indicateur vérifie que l’ensemble des parties prenantes travaillent ensemble pour planifier les activités à l’avance et s’assurer que ce qui est appris en formation complète ce qui est fait en entreprise. C’est le cœur même de la pédagogie de l’alternance : une progression cohérente et structurée des compétences, où la théorie et la pratique se renforcent mutuellement plutôt que de fonctionner en silos.

À qui s’applique réellement l’indicateur 13 ?

Cet indicateur n’est mobilisé que si votre organisme dispense des formations en alternance. Si vous ne proposez aucune action par apprentissage ni contrat de professionnalisation, l’indicateur 13 sera considéré comme non applicable lors de votre audit, et vous n’aurez aucune preuve à fournir le concernant. En revanche, dès lors qu’un seul de vos parcours relève de l’alternance, l’auditeur vérifiera la mise en œuvre de cet indicateur sur l’échantillon concerné.

La description officielle de l’indicateur 13

La formulation exacte du référentiel est la suivante :

« Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise. »

Trois notions structurent cette exigence. La première est l’anticipation : les missions confiées à l’apprenant ne doivent pas être improvisées mais planifiées dans le temps. La deuxième est la coordination : un dialogue continu doit exister entre le centre et l’entreprise. La troisième est la progressivité : les compétences doivent s’acquérir par paliers cohérents, du plus simple au plus complexe, en articulant en permanence ce qui est vu en cours et ce qui est expérimenté sur le poste de travail.

Bon à savoir : la description de cet indicateur n’a pas changé entre la version 8 et la version actuelle du référentiel. Si vous étiez déjà conforme, vos process restent valables, sous réserve d’intégrer les nouveaux exemples de preuves (notamment pour les publics en situation de handicap, voir plus bas).

Lire aussi : Indicateur 14 Qualiopi →

Le niveau attendu : un processus formalisé et itératif

Au-delà de la description, le référentiel précise le niveau attendu :

« Démontrer que les principes de la pédagogie de l’alternance sont mis en œuvre, grâce à un processus formalisé d’articulation itératif des apprentissages entre le centre de formation et l’entreprise. »

Deux mots sont déterminants ici : formalisé et itératif. Formalisé signifie que votre démarche doit reposer sur des documents et des procédures écrites, et non sur des échanges informels et oraux. Itératif signifie que l’articulation entre centre et entreprise doit se répéter régulièrement tout au long du parcours : il ne suffit pas de planifier une fois en début de formation, il faut ajuster en continu en fonction des retours du terrain. C’est cette boucle d’allers-retours qui prouve à l’auditeur que la pédagogie de l’alternance est réellement vivante au sein de votre organisme.

Par rapport à la V8, la formulation du niveau attendu a évolué, mais les attentes de fond restent identiques. Le focus doit toutefois être mis clairement sur la mise en œuvre concrète des principes de l’alternance entre le centre et l’entreprise, et non sur la seule existence de documents théoriques.

Comment se conformer concrètement à l’indicateur 13

Se mettre en conformité ne se résume pas à produire un document unique. Il s’agit d’installer un véritable processus de pilotage de l’alternance. Voici les étapes incontournables :

• Planifier les missions en amont : organisez une réunion de cadrage en début de parcours réunissant le formateur référent, le tuteur ou maître d’apprentissage en entreprise et l’apprenant pour définir les objectifs à court, moyen et long terme.
• Mettre en place un outil de liaison : carnet de suivi, livret d’alternance ou tableau de bord dématérialisé permettant de documenter l’évolution de l’apprenant dans les deux lieux de formation.
• Organiser des points de coordination réguliers : visites en entreprise, entretiens tripartites, échanges téléphoniques formalisés par des comptes rendus.
• Ajuster le plan d’apprentissage : intégrez les retours du terrain pour adapter le contenu des cours et la progression pédagogique.
• Capitaliser les retours d’expérience : collectez les enseignements des apprenants pour améliorer en continu votre dispositif.

Si vous découvrez la logique d’ensemble du référentiel, sachez que cet indicateur ne fonctionne pas isolément : il s’articule notamment avec l’indicateur 14 Qualiopi, qui porte sur l’évaluation des acquis en cours et en fin de formation. Une démarche bien construite sur l’indicateur 13 facilite donc votre conformité sur les indicateurs voisins.

Lire aussi : Indicateur 15 Qualiopi →

Étude de cas : l’institut « TechAdvance »

Pour illustrer concrètement la mise en œuvre de l’indicateur 13, prenons l’exemple de TechAdvance, un institut de formation proposant des programmes en alternance dans le domaine de l’informatique. Son défi : assurer une coordination efficace entre les compétences théoriques enseignées en centre et les compétences pratiques développées en entreprise.

• Planification des apprentissages : TechAdvance a instauré des réunions préalables entre formateurs, tuteurs et apprenants pour fixer des objectifs d’apprentissage à court, moyen et long terme.
• Processus formalisé d’articulation : un processus itératif a été établi, avec des réunions tripartites régulières au cours desquelles les retours d’expérience en entreprise sont discutés et les plans d’apprentissage ajustés.
• Suivi et évaluation : des évaluations périodiques sont menées au centre et en entreprise, avec un dossier de suivi individualisé documentant la progression de chaque apprenant.

Six mois après la mise en place de ces mesures, TechAdvance a constaté une nette amélioration de la performance de ses apprenants, tant sur le plan des compétences techniques que de l’intégration professionnelle. Les entreprises partenaires ont, de leur côté, exprimé une grande satisfaction quant à la préparation et l’adaptabilité des apprenants. Cet exemple montre qu’une approche structurée et collaborative ne sert pas seulement à passer l’audit : elle renforce réellement l’efficacité de la formation.

Les preuves attendues à l’audit pour l’indicateur 13

Le référentiel donne une liste indicative d’éléments de preuve. L’auditeur cherchera à vérifier que la coordination tripartite est réelle et documentée. Voici les preuves les plus courantes que vous pouvez présenter :

• Outils de liaison : carnet de suivi, livret d’apprentissage documentant les compétences développées et les objectifs atteints.
• Preuves de dialogue entre le prestataire et les tuteurs pour l’adaptation des apprentissages.
• Plannings d’alternance, comptes rendus d’entretien ou de visite en entreprise.
• Tableau de bord dématérialisé de suivi de la progression.
• Outil de capitalisation des retours d’expérience des apprenants.
• Pour les personnes en situation de handicap (PSH) : outil de liaison documentant les adaptations de la formation en entreprise.

L’évolution majeure par rapport à la V8 concerne précisément ce dernier point : de nouveaux exemples de preuves ont été ajoutés concernant les publics en situation de handicap. Vous devez désormais pouvoir démontrer que les adaptations nécessaires à l’accessibilité et à l’équité de la formation en entreprise sont formalisées. Préparer ces preuves en amont vous évitera bien des écarts. Pour gagner du temps, vous pouvez vous appuyer sur des modèles éprouvés grâce à l’Accompagnement Qualiopi proposé par Certiforma.

Quels outils numériques pour structurer vos preuves ?

Plusieurs solutions du marché permettent de matérialiser facilement la coordination tripartite. Google Workspace (Sheets pour les tableaux de suivi, Forms pour les enquêtes, Drive pour le partage) ou Microsoft 365 (Excel, Forms, Teams) offrent collaboration en temps réel et accessibilité. Des outils de gestion visuelle comme Trello facilitent le suivi des tâches, tandis que Slack centralise la communication entre formateurs, apprenants et entreprises. L’essentiel est de choisir un outil aligné avec la nature de vos formations, qui rende la traçabilité simple et fiable.

Lire aussi : Indicateur 16 Qualiopi →

Non-conformité : ce que l’auditeur sanctionne

Pour l’indicateur 13, une non-conformité est classée comme mineure : elle est caractérisée par une mise en œuvre seulement partielle des processus définis. Concrètement, cela signifie que vous avez bien établi des outils et des procédures de coordination, mais qu’ils ne sont pas appliqués de manière systématique ou complète.

Les situations qui déclenchent un écart sont par exemple :

• Des carnets de suivi qui existent mais ne sont pas régulièrement mis à jour.
• Des échanges entre formateurs et tuteurs sporadiques ou non tracés.
• Des visites ou entretiens en entreprise qui ne couvrent pas l’ensemble des apprenants.
• Un processus formalisé sur le papier mais sans preuve de mise en œuvre réelle.

Le classement en non-conformité mineure est inchangé par rapport à la V8. Une mineure n’empêche pas la certification mais doit être levée dans les délais impartis. Mieux vaut donc l’éviter en amont. Les indicateurs voisins suivent la même logique de traçabilité : pensez à consulter l’indicateur 15 Qualiopi et l’indicateur 16 Qualiopi pour sécuriser l’ensemble du critère 2.

Obligations spécifiques, glossaire et nouveaux entrants

L’indicateur 13 ne comporte aucune obligation spécifique particulière et aucune précision additionnelle dans le référentiel : sur ces deux points, rien n’a changé par rapport à la V8. Le glossaire associé rappelle la définition de l’alternance : « modalité de formation qui se caractérise par l’acquisition organisée et progressive de compétences dans le cadre d’activités formatives et professionnelles », se déroulant en alternance en centre de formation (ou à distance) et en entreprise. Les contrats en alternance sont des contrats de travail combinant périodes de formation pratique en entreprise et périodes de formation théorique en établissement.

Le cas des nouveaux entrants

Pour un organisme qui passe sa première certification (nouvel entrant), l’attente est la suivante : un processus d’articulation des apprentissages doit être formalisé pour les deux lieux de formation, le centre et l’entreprise. La mise en œuvre effective de ce processus ne sera auditée que lors de l’audit de surveillance. Autrement dit, à l’audit initial, vous devez prouver que le dispositif existe ; à l’audit de surveillance, vous devrez prouver qu’il fonctionne.

Le cas de la sous-traitance

Lorsque la prestation échantillonnée est réalisée par votre organisme en tant que sous-traitant, l’organisme certificateur tient compte des missions effectivement confiées dans ce cadre pour apprécier l’indicateur. Les attentes sont donc proportionnées à votre périmètre d’intervention réel.

Articuler l’indicateur 13 avec le reste de votre démarche qualité

L’indicateur 13 ne vit pas seul. Il s’inscrit dans une logique d’amélioration continue qui traverse tout le référentiel. La coordination tripartite que vous mettez en place alimente naturellement le recueil des appréciations et le traitement des difficultés rencontrées, qui font l’objet d’indicateurs dédiés. Pour avoir une vision complète, complétez votre lecture avec l’indicateur 17 Qualiopi, qui aborde la mobilisation des compétences et la coordination des acteurs internes et externes. Plus votre système est cohérent d’un indicateur à l’autre, plus votre audit se déroulera sereinement.

Foire aux questions sur l’indicateur 13 Qualiopi

Qu’est-ce que l’indicateur 13 implique pour une formation en alternance ?

Il garantit que la formation en alternance est soigneusement coordonnée entre les cours dispensés au centre et les activités pratiquées en entreprise. Les missions en entreprise doivent être planifiées à l’avance et l’apprentissage doit être progressif et cohérent, sur la base d’un processus formalisé et itératif.

Comment les missions en entreprise sont-elles planifiées ?

Les missions sont définies en collaboration entre le formateur, le tuteur (ou maître d’apprentissage) et l’apprenant, en tenant compte des objectifs d’apprentissage à court, moyen et long terme, afin d’assurer une expérience enrichissante et pertinente alignée sur le référentiel de la formation.

Quels outils utiliser pour suivre l’apprentissage ?

Les carnets de suivi, les tableaux de bord dématérialisés et les comptes rendus d’entretien sont les preuves les plus efficaces pour documenter la progression de l’apprenant, tant au centre de formation qu’en entreprise. L’important est leur mise à jour régulière et leur traçabilité.

Existe-t-il des mesures spécifiques pour les apprenants en situation de handicap ?

Oui. Des outils de liaison spécifiques doivent documenter les adaptations mises en place pour assurer l’accessibilité et l’équité de la formation en entreprise pour les personnes en situation de handicap. C’est un point renforcé par rapport à la version 8 du référentiel.

Conclusion : sécurisez votre indicateur 13 et développez vos sessions

L’indicateur 13 est exigeant mais parfaitement maîtrisable dès lors que vous structurez votre démarche : anticiper les missions, formaliser un processus d’articulation itératif, tracer chaque échange entre le centre et l’entreprise et préparer vos preuves en amont de l’audit. C’est précisément ce travail de mise en conformité qui distingue un dossier solide d’un dossier exposé aux écarts. Pour ne rien laisser au hasard, appuyez-vous sur l’Accompagnement Qualiopi de Certiforma : modèles de carnets de suivi, trames d’entretiens tripartites et procédures prêtes à l’emploi vous font gagner un temps précieux tout en sécurisant votre certification.

Et une fois votre certification obtenue, l’enjeu devient de remplir vos sessions. C’est là qu’intervient Formiva, la plateforme conçue pour aider les organismes de formation à gérer leur activité au quotidien et à développer leurs inscriptions. Au-delà de la conformité, Formiva vous accompagne pour piloter vos parcours en alternance, suivre vos apprenants et faire grandir votre organisme durablement. La qualité ouvre la porte ; le développement commercial la franchit.

Questions fréquentes

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