L’indicateur 23 Qualiopi concerne la veille légale et réglementaire que tout prestataire d’actions de formation doit réaliser sur le champ de la formation professionnelle. Rattaché au critère 6 du Référentiel National Qualité, il est commun à l’ensemble des catégories d’actions (formation, bilans de compétences, VAE, apprentissage). Pourtant, c’est l’un des indicateurs les plus sous-estimés : beaucoup d’organismes pensent qu’il suffit de « lire l’actualité » alors que l’auditeur attend des preuves structurées d’une veille active, exploitée et diffusée en interne. Dans ce guide complet, nous vous expliquons précisément ce qu’exige l’indicateur 23, comment vous y conformer concrètement et quelles preuves préparer pour réussir votre audit.

Que demande l’indicateur 23 de la certification Qualiopi ?

La formulation officielle de l’indicateur 23 est la suivante : « Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements. »

Concrètement, l’indicateur 23 demande à votre organisme de formation de rester en permanence informé des lois, décrets, règlements et règles de financement qui encadrent la formation professionnelle. Mais surtout, il ne suffit pas de s’informer : vous devez démontrer que vous exploitez les enseignements de cette veille, c’est-à-dire que vous adaptez réellement vos pratiques, vos supports et vos process en fonction des évolutions juridiques. C’est cette double exigence, surveiller ET exploiter, qui fait toute la difficulté de l’indicateur 23.

Pour le comprendre simplement : imaginez que les règles du jeu de la formation professionnelle changent régulièrement (réforme du CPF, évolution des conditions de financement, nouvelles obligations en matière de handicap, etc.). Pour continuer à « jouer correctement » et rester éligible aux fonds publics et mutualisés, vous devez suivre ces règles, les comprendre, puis les appliquer dans vos formations. L’indicateur 23 vérifie que vous avez mis en place ce réflexe de manière organisée et traçable.

Le niveau attendu par l’auditeur Qualiopi sur l’indicateur 23

Le niveau attendu officiel précise : « Démontrer la mise en place d’une veille légale et réglementaire, sa prise en compte par le prestataire et sa communication en interne. »

L’auditeur attend donc la démonstration de trois étapes distinctes, qui forment une véritable chaîne de la veille. Si l’une de ces étapes manque, l’indicateur 23 n’est pas considéré comme satisfait :

• La mise en place d’une veille active : vous avez identifié des sources fiables et organisé une surveillance régulière des évolutions légales et réglementaires.
• La prise en compte par le prestataire : vous analysez les informations recueillies et vous les traduisez en actions concrètes (mise à jour d’un support, modification d’une procédure, actualisation d’une mention contractuelle…).
• La communication en interne : vous diffusez les enseignements de la veille à l’ensemble des personnes concernées (formateurs, administratif, sous-traitants).

C’est précisément cette troisième dimension, la diffusion interne, qui doit retenir votre attention, car elle constitue l’écueil le plus fréquent. Beaucoup d’organismes assurent une veille mais ne gardent aucune trace de sa transmission aux équipes.

Lire aussi : Indicateur 24 Qualiopi →

Ce qui change avec la V9 du référentiel Qualiopi

Si la description et le niveau attendu de l’indicateur 23 restent globalement inchangés sur le fond par rapport à la version précédente, plusieurs évolutions méritent votre attention pour ne pas être pris au dépourvu lors de votre audit :

• La diffusion interne devient incontournable. Il ne suffit plus de prouver que vous faites une veille : vous devez désormais démontrer que vous en diffusez les résultats en interne, auprès de toutes les personnes concernées.
• De nombreux exemples de preuves ont été ajoutés. L’accent est mis sur la publicité (vos supports commerciaux), sur les règles relatives au CPF, et sur la traçabilité de la diffusion en interne.
• La veille en matière de handicap est explicitement citée comme un champ à couvrir, en cohérence avec l’indicateur 26 sur l’accueil des personnes en situation de handicap.

En revanche, aucune obligation spécifique, aucune précision particulière, aucun nouveau terme de glossaire et aucune attente dédiée aux nouveaux entrants n’ont été ajoutés pour l’indicateur 23. Vous pouvez donc concentrer vos efforts sur la structuration de votre veille et sa traçabilité.

Comment mettre en place une veille légale et réglementaire conforme

Pour satisfaire à l’indicateur 23, votre veille doit être organisée et non improvisée. Voici une méthode en trois temps pour la structurer durablement.

1. Identifier des sources de veille fiables

La crédibilité de votre veille repose d’abord sur la qualité de vos sources. Privilégiez les canaux officiels et professionnels :

• Les sites institutionnels : travail-emploi.gouv.fr (pages relatives à la formation professionnelle, l’apprentissage, la VAE et les bilans de compétences), le portail des organismes de formation de la Caisse des Dépôts (EDOF), le site de France Compétences.
• Les abonnements à des bulletins d’information spécialisés et lettres juridiques sur la formation professionnelle.
• Les adhésions à des fédérations ou réseaux professionnels (syndicats d’organismes de formation, groupements métiers).
• La participation à des salons professionnels, conférences, webinaires et groupes normatifs.
• Une veille dédiée au handicap (ressources de l’Agefiph, des Ressources Handicap Formation).

2. Organiser une surveillance régulière

Désignez une personne responsable de la veille (le dirigeant lui-même dans une petite structure) et fixez une fréquence de consultation réaliste : hebdomadaire ou mensuelle. Vous pouvez automatiser une partie de la collecte avec des alertes en ligne (Google Alerts sur des mots-clés précis, abonnements aux newsletters institutionnelles, flux RSS). L’objectif est de ne pas dépendre du hasard : la veille doit être un rendez-vous récurrent et inscrit dans votre fonctionnement.

3. Exploiter et diffuser les enseignements

C’est l’étape déterminante. Chaque information pertinente identifiée doit déclencher une analyse de son impact, puis une action : mise à jour d’un support, modification d’un contrat ou d’une mention de publicité, ajustement d’une procédure CPF, information du formateur concerné. Pensez ensuite à diffuser ces changements en interne et à en conserver une trace écrite (mail récapitulatif, compte-rendu de réunion, note interne). Sans cette traçabilité de la diffusion, l’auditeur ne pourra pas constater que votre veille est réellement exploitée.

Lire aussi : Indicateur 25 Qualiopi →

Les preuves attendues à l’audit pour l’indicateur 23

Lors de l’audit, vous devez fournir des éléments concrets démontrant à la fois la réalisation de la veille et l’exploitation de ses résultats. Voici les preuves les plus couramment attendues pour l’indicateur 23 :

• Les justificatifs d’abonnements et d’adhésions à des sources spécialisées, fédérations ou réseaux professionnels.
• Les preuves de participation à des salons, conférences ou groupes normatifs (inscriptions, attestations, comptes-rendus).
• Un tableau ou registre de veille documentant les informations collectées, leur source, leur impact et les actions menées.
• Les preuves d’actualisation de vos supports : publicité mise à jour, conditions générales révisées, mentions CPF actualisées en fonction des évolutions juridiques.
• Les traces de diffusion en interne : mails, comptes-rendus de réunions, notes internes, espace partagé recensant les actualités légales et réglementaires transmises au personnel.
• Les éléments spécifiques à la veille handicap.

Constituer ces preuves de zéro juste avant l’audit est une source de stress majeure. Pour gagner du temps, vous pouvez vous appuyer sur des modèles déjà structurés et conformes : c’est tout l’objet de l’Accompagnement Qualiopi proposé par Certiforma, qui met à votre disposition les trames et registres prêts à l’emploi pour chaque indicateur.

Étude de cas : la veille réglementaire chez « FormaTech »

Pour illustrer concrètement la mise en œuvre de l’indicateur 23, prenons l’exemple de « FormaTech », un centre de formation spécialisé dans les compétences numériques.

Le défi : naviguer dans un paysage réglementaire complexe et en constante évolution, afin de garantir que les programmes de FormaTech respectent les dernières lois et offrent un contenu d’actualité, éligible aux financements.

La mise en œuvre :

• Système de veille établi : FormaTech a désigné une personne référente chargée de suivre les bulletins officiels, les publications spécialisées et les plateformes gouvernementales. Des outils en ligne automatisent la collecte et déclenchent des alertes en temps réel.
• Intégration et analyse : dès qu’une nouvelle disposition est identifiée, son impact sur l’offre de formation est analysé et des recommandations sont formulées (mise à jour d’un programme, d’un support ou d’une mention contractuelle).
• Communication et application : un espace partagé recense toutes les mises à jour, et des réunions régulières de coordination assurent une compréhension commune et une application cohérente des nouvelles règles.

Le résultat : grâce à cette approche proactive, FormaTech a prévenu les risques de non-conformité, renforcé la confiance de ses apprenants dans l’actualité de ses formations, et consolidé l’engagement de ses équipes. Cet exemple montre qu’une veille active, combinée à une communication interne solide et tracée, suffit à satisfaire pleinement l’indicateur 23.

Lire aussi : Indicateur 26 Qualiopi →

Construire un tableau de veille légale et réglementaire

L’outil le plus efficace pour matérialiser votre conformité à l’indicateur 23 est un registre de veille, que vous pouvez créer dans un traitement de texte ou un tableur. Il sert de preuve centrale lors de l’audit. Structurez-le avec les colonnes suivantes :

• Date : date à laquelle l’information réglementaire a été identifiée.
• Source de l’information : origine de l’information (site gouvernemental, bulletin officiel, fédération…).
• Résumé des changements : bref résumé des évolutions législatives ou réglementaires importantes.
• Impact sur la formation : évaluation de l’effet de ces changements sur vos programmes et process.
• Actions prises : mesures concrètes (mise à jour de programme, révision d’un support, information du personnel).
• Responsable : personne en charge de la mise en œuvre des actions.
• Date de révision : date prévue pour vérifier l’efficacité des actions entreprises.

Ce tableau doit être mis à jour régulièrement. Il démontre à lui seul les trois dimensions attendues : la veille (date + source), son exploitation (impact + actions) et sa diffusion (responsable + traçabilité). Vous pouvez l’adapter aux spécificités de votre secteur en ajoutant des colonnes complémentaires.

La non-conformité sur l’indicateur 23 : ce qu’il faut éviter

La règle officielle de non-conformité est claire : « Dans l’échantillon audité, une non-conformité mineure est caractérisée par l’absence d’exploitation de la veille mise en place. »

Autrement dit, une non-conformité mineure est constatée lorsque vous avez bien mis en place un système de veille mais que vous ne l’exploitez pas efficacement. Vous collectez des informations, mais rien ne prouve qu’elles influencent vos programmes ou qu’elles sont diffusées à vos équipes. La veille ne doit pas être passive : ses résultats doivent être visibles, concrets et tracés. Les signes d’une veille inefficace sont notamment :

• L’absence de mise à jour des programmes ou des supports en fonction des changements législatifs.
• Le manque de communication des nouvelles réglementations au personnel.
• Un registre de veille vide, obsolète ou créé à la hâte juste avant l’audit.

À terme, une non-conformité non corrigée peut entraîner la perte de la certification Qualiopi, et donc la fin de l’éligibilité aux fonds publics et mutualisés. L’indicateur 23 mérite donc toute votre attention, au même titre que les autres indicateurs du critère 6 sur l’amélioration continue.

L’indicateur 23 dans l’ensemble du critère 6

L’indicateur 23 ouvre le critère 6 du référentiel, consacré à l’inscription du prestataire dans son environnement professionnel et à l’amélioration continue. Il fonctionne en cohérence avec les indicateurs suivants, qui constituent un véritable système de veille à 360 degrés :

• La veille sur les évolutions des compétences, métiers et emplois, traitée par l’indicateur 24 Qualiopi.
• La veille sur les innovations pédagogiques et technologiques, abordée par l’indicateur 25 Qualiopi.
• La mobilisation des expertises et ressources liées au handicap, détaillée dans l’indicateur 26 Qualiopi.
• Le recours à des sous-traitants et formateurs externes conformes, couvert par l’indicateur 27 Qualiopi.

Traiter ces indicateurs ensemble vous permet de mutualiser vos sources et de construire un dispositif de veille cohérent plutôt que des actions isolées.

FAQ : vos questions sur l’indicateur 23 Qualiopi

Qu’est-ce que la veille légale et réglementaire dans le contexte de la formation professionnelle ?

C’est le processus par lequel un prestataire de formation surveille et analyse les évolutions des lois et réglementations qui impactent la formation professionnelle, afin de s’assurer que ses programmes et pratiques restent conformes et à jour. Elle couvre notamment les conditions de financement, les règles du CPF, les obligations en matière de publicité et les ressources liées au handicap.

Comment un prestataire peut-il mettre en place une veille efficace ?

Par des abonnements à des bulletins d’information spécialisés, la participation à des réseaux professionnels, la consultation régulière des sites institutionnels et l’utilisation d’outils de veille en ligne pour recevoir des mises à jour en temps réel. L’essentiel est de désigner un responsable et de fixer une fréquence de surveillance régulière.

Comment démontrer sa conformité à l’indicateur 23 lors d’un audit ?

En présentant des preuves de votre système de veille : abonnements actifs, registre de veille à jour, comptes-rendus de réunions internes, supports actualisés et exemples concrets d’application des changements réglementaires dans vos pratiques. La traçabilité de la diffusion en interne est aujourd’hui un élément déterminant.

Quelles conséquences peut avoir une non-conformité sur cet indicateur ?

Une non-conformité mineure non levée peut, à terme, mener à la perte de la certification Qualiopi, affectant directement l’éligibilité aux fonds publics et mutualisés ainsi que la réputation et l’activité du prestataire. Il est donc essentiel de prouver que votre veille est non seulement réalisée, mais surtout exploitée et diffusée.

Conclusion : sécurisez votre indicateur 23 et développez votre activité

L’indicateur 23 ne se résume pas à « lire l’actualité » : il exige une veille structurée, exploitée et diffusée en interne, appuyée sur des preuves tangibles. En mettant en place un registre de veille et en conservant la trace de vos diffusions, vous transformez une contrainte en réflexe qualité durable. Pour aller plus vite et sécuriser l’ensemble de vos indicateurs, l’Accompagnement Qualiopi de Certiforma vous fournit les trames, registres et process prêts à l’emploi, validés pour l’audit.

Et une fois votre certification obtenue, l’enjeu devient de remplir vos sessions : c’est là qu’intervient Formiva, la plateforme qui vous aide à gérer votre organisme au quotidien tout en développant et en remplissant vos sessions de formation. Conformité maîtrisée d’un côté, croissance de votre activité de l’autre : vous disposez ainsi de tous les leviers pour pérenniser et faire grandir votre organisme de formation.

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